Infos générales
Que sont les foires en ligne?
Les foires en ligne sont des moments d’achat et de vente supplémentaires. En utilisant un outil de visioconférence (Zoom/ Google Meet/ Microsoft Teams), vous pouvez être en contact direct avec d’autres entreprises virtuelles pour effectuer des achats et des ventes, ou bien pour se renseigner sur des services ou fournir des informations à leur sujet.
Pourquoi participer à des foires en ligne?
- C’est à nouveau une occasion de présenter votre assortiment/ vos services à des clients potentiels.
- Vous pourrez tester vos procédures.
- Vous entrerez en contact d’autres entreprises virtuelles et vous pourrez entamer des collaborations.
- Vous aurez beaucoup de commandes à traiter après la foire.
- Vous apprendrez à réaliser des achats et des ventes en ligne et à demandes/ fournir des renseignements sur les services.
Quand auront lieu les foires en ligne?
Les dates seront publiées dans le calendrier: https://client.cofep.be/fr/calendrier/.
Accessibilité
Quelle est la plateforme utilisée pour les foires en ligne?
Nous avons choisi d’utiliser une plateforme créée spécifiquement pour les entreprises virtuelles. Cette plateforme a été mise à notre disposition par EVI, la centrale américaine des entreprises virtuelles. Bien sûr, il y a eu aussi une personnalisation spécifique pour la COFEP ainsi que des tests approfondis.
Nous avons sciemment choisi de ne pas utiliser les applications commerciales existantes. En choisissant la plateforme actuelle, la participation aux foires en ligne
pour les exposants et les visiteurs est totalement gratuite.
Où puis-je trouver la plateforme?
La plateforme des foires en ligne «Événements commerciaux en ligne» a été intégrée dans la Basic Bank:
Comment préparer la participation à une foire en ligne?
Au bas de cette page, vous trouverez des affiches pratiques à télécharger qui vous inspireront pour participer de manière optimale à une foire en ligne.
Qui dois-je contacter si j'ai des questions?
Contactez votre responsable de projet au sein de la COFEP. Vous trouverez leurs coordonnées ici.
Directives pour vendeurs
Comment puis-je enregistrer mon entreprise virtuelle en tant qu'exposant?
Consultez la vidéo (1 Exposant que faire) dans la section Téléchargements en bas de cette page.
L’inscription en tant qu’exposant aux foires en ligne ne se fait pas via le calendrier, mais via le portail de la Basic Bank (bouton Événements commerciaux en ligne): https://basicbank.cofep.be/onlinetradingevents/lobby/.
Utilisez le bouton « Enregistrement exposant » et assurez-vous que vous avez les éléments suivants à portée de main:
– le lien vers votre réunion en ligne, créé dans un outil de visioconférence tel que Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams;
– une brève description de l’entreprise virtuelle (max. 100 caractères);
– le lien vers votre webshop (facultatif);
– les périodes que vous participerez;
– le logo de votre entreprise virtuelle;
– une brochure/ promotion de 5MB maximum (facultatif);
– le lien vers une vidéo promotionnelle (facultatif).
Quels sont les directives pour mes stagiaires qui vendent?
Consultez la vidéo (3 Elève vendeur) dans la section Téléchargements en bas de cette page.
Dois-je payer des frais d'enregistrement réels en tant que vendeur?
Non! Toute entreprise virtuelle peut participer gratuitement aux foires en ligne.
Néanmoins, un montant virtuel peut être facturé aux exposants. Ce montant diffère selon que vous choisissez un emplacement standard ou un emplacement top (de premier rang). Bien entendu, la facture que vous recevez à cet effet est destinée à la comptabilité de votre entreprise virtuelle et vous payez cette facture via Basic Bank.
Quelle est la date limite d'inscription?
Vous pouvez vous enregistrer en tant qu’exposant même si la foire a déjà commencé. Toutefois, nous vous conseillons de vous inscrire à temps. De cette façon, vous apparaîtrez également dans la liste des participants qui sera téléchargée par d’autres entreprises virtuelles en préparation de leur visite.
Comment puis-je traiter les commandes?
Les possibilités sont nombreuses:
- dans le Trade Fair Point-of-Sale (POS)
- directement dans un progiciel ERP (p.e. Odoo)
- via votre webshop
- dans votre propre système
Comment traiter les commandes enregistrées en POS après la foire?
Consultez notre aperçu:
https://client.cofep.be/wp-content/uploads/2020/07/Trade-Fair-pos-FR.pdf
Directives pour acheteurs
Comment faire des achats?
Pour participer en tant qu’entreprise virtuelle en tant qu’acheteur, il suffit de se connecter à Basic Bank le jour de la foire avec votre compte de formateur: https://basicbank.cofep.be/onlinetradingevents/lobby/
Il n’est donc pas nécessaire de s’enregistrer au préalable en tant qu’acheteur. En cliquant sur le bouton « Événements commerciaux en ligne », vous accédez au hall d’exposition des foires en ligne, où vous trouverez un aperçu des foires actuelles et futures. Utilisez le bouton « Aller à la foire » le jour de l’événement et visitez les stands en ligne.
Quels sont les directives pour mes stagiaires qui achètent?
Consultez la vidéo »3 Elève acheteur » dans la section Téléchargements en bas de cette page.
Comment préparer mes achats?
Vous pouvez télécharger la liste des participants à une foire dans le hall d’exposition:
La liste des exposants sera disponible 2 semaines avant l’ouverture de la foire. Attention: il est possible de s’inscrire en tant que vendeur jusqu’au jour de la foire, alors assurez-vous d’avoir la liste la plus récente.
Comment puis-je savoir quel outil de visioconférence l'exposant utilisera?
Si vous téléchargez la liste des exposants à l’avance, vous trouverez l’outil de visioconférence utilisé (Zoom/ Google Meet/Microsoft Teams) dans la colonne Outil de visioconférence.
En tant qu'entreprise virtuelle en FWB, puis-je participer à une foire labellisée comme foire en ligne Flandre?
Bien sûr! L’aspect régional disparaît avec une foire en ligne.
Le label Flandre/ FWB sert uniquement à indiquer la langue officielle de la foire. Bien entendu, certains exposants feront des exceptions et s’adapteront à la langue du client. Cependant, pas tous les exposants ne seront préparés à cette éventualité en novembre. Nous l’encourageons évidemment lors de la foire BELFAIR.
Est-ce que nous pouvons accueillir des visiteurs externes?
Oui, les visiteurs externes (direction/ collègues/ …) peuvent également effectuer des achats sur nos foires en ligne. Les personnes qui ne font pas partie d’une entreprise virtuelle peuvent s’inscrire via:
https://basicbank.cofep.be/onlinetradefairs/guests/signup/
Si vous avez des questions, contactez votre responsable de projet ou envoyez un e-mail à: cofepteam@cofep.be.
Décoration & outils
De quel matériel ai-je besoin?
En tant qu’exposant, vos vendeurs doivent disposer au moins de:
- une bonne connexion internet
- un ordinateur ou portable avec une webcam intégrée ou externe
- des casques ou des oreille
Des tablettes pour ceux qui veulent enregistrer des commandes sur le Trade Fair POS, sont utiles mais pas indispensables.
Si possible, vous pouvez réserver une salle spacieuse ou plusieurs salles pour la foire en ligne. Vous pouvez ainsi éviter les échos et autres bruits gênants.
Quel outil de visioconférence choisir?
Nous ne le cachons pas: nous pensons que Zoom est l’outil doté des fonctionnalités les plus étendues pour une foire en ligne.
Bien entendu, vous êtes totalement libre de votre choix. Possibilités:
- Zoom avec des salles de petits groupes
- Google Meet avec des liens à des réunions séparées (ou salles de petits groupes si votre version le permet
- Microsoft Teams avec des canaux à part ou l’outil « Conférence maintenant »
Assurez-vous d’avoir effectué des tests au préalable en interne avec vos stagiaires. Une bonne préparation vaut beaucoup!
Comment rendre mon stand plus beau?
Il existe de nombreuses façons d’habiller votre stand en ligne ou d’accroître l’interaction avec votre client. Nous aimons vous inspirer et vous invitons à les explorer:
- créez un arrière-fond virtuel
- Faites défiler le client dans votre catalogue en ligne: https://issuu.com
- Utilisez un outil comme Classroomscreen: https://classroomscreen.com
Les possibilités sont infinies! Expérimentez avec vos stagiaires ou contactez-nous si vous avez besoin d’idées supplémentaires.
Transactions & paiements
Quels sont les moyens de paiement à une foire?
Comment financer les achats personnels à une foire?
La COFEP donne un support financier aux participants de foires pour:
- assurer assez de transactions;
- éviter que les stagiaires ne peuvent pas répondre à une offre par manque d’argent.
Consultez les directives ici.
Le formulaire « Financement des achats personnels » se trouve en bas de cette page.
Comment récupérer l’argent si mon client paie par carte foire? (sans POS of Buy Buttons)
Consultez les directives: https://client.cofep.be/wp-content/uploads/2020/07/Cartes-foire.pdf
Le modèle pour l’aperçu de toutes les ventes se trouve au bas de cette page dans les Téléchargements.
TÉLÉCHARGEMENTS
NOM
DESCRIPTION
1 Exposant que faire
2 Elève acheteur
3 Elève vendeur
Avant la foire
Pendant la foire
Après la foire
Formulaire financement achats personnels
Formulaire de demande d’argent
Vidéo sur l’enregistrement en tant qu’exposant
Vidéo sur la procédure pour les acheteurs
Vidéo sur la procédure pour les vendeurs
Les tâches à faire avant la foire
Les tâches à faire lors de la foire
Le suivi après la foire
Demandez un financement pour les achats personnels
Récupérez l’argent des cartes foire auprès de COFEBA
Consultez notre FAQ pour encore plus de réponses à vos questions.