Achat
Produits commerciaux
1 Consultez les catalogues/webshops pour décider où vous allez acheter vos articles.
2 Demandez des offres.
3 Passez commande. Par mail ou via le webshop.
4 Élaborez des dossiers d’achat.
5 Assurez-en le suivi et envoyez des rappels si les délais ne sont pas respectés.
6 Classez tous les documents.
7 Informez les départements Entrepôts et Comptabilité de vos achats.
Produits consommables
Dans la messagerie, vous trouverez les catalogues ou les liens vers les webshops
1 Dressez la liste de tous les articles dont vous avez besoin (matériel d’emballage, papier, savon, café, service de table, verres, etc.).
2 Recherchez les fournisseurs à contacter.
3 Actualisez régulièrement cette liste.
4 Passez commande à intervalles réguliers et assurez-en le suivi.
Comparez les fournisseurs
1 Rassemblez toutes les données de vos fournisseurs. Vous trouverez les catalogues ou les liens vers les webshops dans la messagerie.
• Établissez une liste des fournisseurs à contacter.
• Actualisez cette liste régulièrement.
2 Rassemblez toutes leurs conditions principales :
• Conditions de livraison
• Délais de paiement
• Service
• Image
• Qualité
• Prix
• Réductions
• Localisation
• …
3 Comparez-les.
4 Dressez un récapitulatif des produits achetés par fournisseur. Utilisez ERP pour travailler plus rapidement.
5 Recherchez de ‘meilleurs’ fournisseurs au sein du réseau.
6 Négociez les prix, quantités, conditions, etc. avec les fournisseurs.
Louez des espaces de bureau, de stockage, de magasin pour votre entreprise
1 Analysez le fonctionnement de l’agence immobilière REAL ESTATE.
2 Analysez l’offre de biens disponibles.
3 Réalisez une étude de mobilité.
4 Faites un choix pour votre entreprise virtuelle.
5 Demandez un contrat de bail.
6 Assurez le suivi des documents que vous recevez dans votre messagerie.
7 Communiquez à la comptabilité tous les renseignements pour la domiciliation du paiement du loyer éventuel.
8 Contrôlez plusieurs fois par an si le contrat répond encore aux besoins de votre entreprise virtuelle. Rectifiez si nécessaire.
Souscrivez les contrats d’approvisionnement nécessaires
1 Analysez l’offre de COFEFAC et découvrez les services d’approvisionnement proposés (eau, électricité, gaz, téléphone, internet et assurances).
2 Estimez les besoins (consommation, abonnements) de votre entreprise virtuelle.
3 Enregistrez-vous pour ces services.
4 Assurez un suivi mensuel des documents que vous recevez dans votre messagerie.
5 Vérifiez les domiciliations ou transmettez les paiements à la comptabilité.
6 Contrôlez plusieurs fois par an si les contrats répondent encore aux besoins de votre entreprise virtuelle. Rectifiez si nécessaire.
Commandez du carburant pour votre entreprise et vos véhicules
1 Analysez l’offre de C.F.S.C.
2 Estimez les besoins de votre entreprise virtuelle.
3 Vérifiez s’il y a déjà des contrats en cours.
4 Assurez un suivi mensuel des documents que vous recevez dans votre messagerie.
5 Vérifiez les domiciliations ou transmettez les paiements à la comptabilité.
6 Contrôlez plusieurs fois par an si les contrats répondent encore aux besoins de votre entreprise virtuelle. Rectifiez si nécessaire.
Vente
Rassemblez toutes les commandes passées par vos clients
• Par mail
• Via le webshop
• Par téléphone/vidéoconférence
1 Enregistrez les commandes dans le système de traitement des commandes.
2 Envoyez une confirmation de commande par mail au client.
Assurez le suivi des commandes en cours pour satisfaire vos clients
1 Vérifiez que toutes les livraisons peuvent avoir lieu à temps et informez le client de la date de la livraison prévue.
2 Conseil : contactez les départements Entrepôts et Achat.
3 Vérifiez que toutes les commandes livrées sont facturées et contactez la comptabilité si nécessaire.
4 Informez le client des éventuels retards, problèmes de livraison, etc.
Veillez à ce que le catalogue/webshop soit à jour
1 Les images, les prix, les informations sont-ils à jour ?
2 Y a-t-il des promotions en cours ? Faut-il en supprimer qui ne sont plus d’actualité ?
Préparez-vous pour les salons (en ligne)
1 À quels salons/foires souhaitez-vous participer ?
2 Inscrivez-vous en tant qu’exposant.
3 Prévoyez une offre salon et communiquez à ce propos (publicité/dépliant/vidéo…)
CONSEIL : envoyez un courriel aux gens pour les inviter à visiter votre stand – prenez rendez-vous avec vos clients existants ou potentiels.
4 Contactez :
• Le département Achat : y a-t-il suffisamment d’articles en promotion en stock ?
• Le management : planning et répartition des tâches
• Le secrétariat : matériel nécessaire
• L’IT : équipements et appareils nécessaires
• Le marketing : matériel et campagne publicitaire
Préparez un “Sales Pitch
1 Préparez-vous à expliquer en 90 secondes ce que fait votre entreprise, qui elle est et pourquoi il est intéressant de devenir client chez vous.
Statistiques
Découvrez :
1 Les 10 meilleurs clients
2 Les meilleurs/pires articles vendus
3 Le meilleur vendeur
4 Le chiffre d’affaires du dernier trimestre
5 Les objectifs du prochain trimestre
6 …
Cherchez activement de nouveaux clients
1 Filtrez à partir du guide des entreprises (Basic Bank) les groupes cibles intéressants (langue/heures d’ouverture/gamme…).
2 Contactez-les pour leur proposer de collaborer. Avec l’aide du marketing, vous pouvez également lancer une campagne au travers de différents canaux.
Entrepôts
Veillez à la réception des marchandises commandées
Lors de la réception du bon de livraison du fournisseur, veillez à réceptionner et à stocker correctement les marchandises.
Veillez à ce que les marchandises soient expédiées au client
1 Vérifiez les bons de commande et les commandes à envoyer (sur la base des disponibilités ou des dates de livraisons prévues/promises).
2 Expédiez les marchandises : établissez et envoyez le bon de livraison par courriel.
3 Demandez la confirmation de la réception des marchandises par le client (par téléphone).
Assurez le suivi des problèmes ou des réclamations de livraison
Assurez le suivi des cas où le client ne confirme pas la bonne réception des marchandises.
Si le client mentionne des erreurs de livraison, des marchandises endommagées, etc.
1 Vérifiez les faits (dans le système, à l’aide de photos, etc.).
2 Envoyez les marchandises manquantes, demandez le retour des marchandises livrées en trop.
3 Remplacez les marchandises endommagées ou proposez une réparation (en concertation avec le département Vente).
Veillez à une disposition et un aménagement logiques des entrepôts
1 Dressez un plan des entrepôts (allées, rayonnages, étagères). Veillez à ce que les marchandises les plus vendues se trouvent à proximité de la zone d’expédition !
2 Saisissez les marchandises dans le système ERP en veillant à indiquer leur localisation exacte.
Élaborez un planning logistique
1 Si vous effectuez le transport vous-même : veillez à élaborer un planning des livraisons basé sur la destination/l’heure et la disponibilité des véhicules et des chauffeurs.
2 Si vous faites appel à un transporteur : contactez le transporteur, transmettez-lui toutes les informations et veillez à ce que les marchandises soient disponibles à l’enlèvement au moment convenu.
Marketing
Veillez à équiper votre entreprise du matériel marketing nécessaire (avec son identité graphique)
Options :
1 Dépliant
2 Catalogue
3 Cartes de visite
4 Bas de page/En-tête
5 Modèle PowerPoint
Prévoyez des campagnes promotionnelles
Veillez à être visible au sein du réseau en organisant régulièrement des campagnes promotionnelles
1 Suivez l’agenda.
2 Mettez certains articles à l’honneur.
3 Liquidez votre stock.
4 Faites la publicité de votre webshop.
5 …
Mentionnez toujours la durée de validité de l’offre, vos coordonnées et comment passer commande.
Participez aux concours et actions COFEP
1 Vérifiez sur le portail de l’utilisateur les pages dédiées aux actions et aux concours.
2 Vérifiez les actions et les concours auxquels vous souhaitez participer avec votre équipe.
3 Envoyez votre bon de participation à temps.
Comptabilité
Saisissez les données de lancement de l’entreprise virtuelle
1 Rassemblez toutes les informations vous permettant d’établir le bilan de lancement de l’entreprise virtuelle.
2 Saisissez-les dans ERP/logiciel de comptabilité.
Comptabilisez les factures des différents services (électricité, internet, etc.)
1 Si vous ne travaillez pas avec ERP, rassemblez tous les documents.
2 Comptabilisez les factures des différents services dans ERP/logiciel de comptabilité.
Comptabilisez les factures de vente
1 Si vous ne travaillez pas avec ERP, rassemblez tous les documents.
2 Comptabilisez les factures des différents services dans ERP/logiciel de comptabilité.
Payez les factures
1 Si vous ne travaillez pas avec ERP, rassemblez tous les documents.
2 Controlez les factures
3 Si les factures sont correctes payez-les par le Basic Bank, ou traitez le problème s’il y a des erreurs.
Comptabilisez les factures d'achat
1 Si vous ne travaillez pas avec ERP, rassemblez tous les documents.
2 Comptabilisez les factures des différents achats dans ERP/logiciel de comptabilité.
Comptabilisez les opérations financières
1 Si vous ne travaillez pas avec ERP, rassemblez tous les documents.
2 Comptabilisez les factures des différents services dans ERP/logiciel de comptabilité
Traitez les fiches de salaire et payez les salaires mensuellement
1 Vérifiez chaque mois que vous avez reçu dans la messagerie les fiches de salaire émises par COFESOC (secrétariat social).
2 Payez les salaires par virement sur les comptes du personnel ou des apprenants.
3 Reportez les montants afférents aux cotisations ONSS aux comptes concernés.
4 Reportez le précompte professionnel au compte concerné.
5 Saisissez les salaires dans ERP/logiciel de comptabilité
Élaborez la déclaration TVA mensuelle ou trimestrielle
1 Si vous ne travaillez pas avec ERP, rassemblez tous les documents.
2 Éditez la déclaration TVA à partir de ERP ou du logiciel de comptabilité.
3 Introduisez-la sur le site client de COFEFISC (Service TVA).
Clôturez l’exercice et commencez un nouvel exercice
1 Si vous ne travaillez pas avec ERP, rassemblez tous les documents.
2 Faites le nécessaire pour clôturer l’exercice dans ERP ou le logiciel de comptabilité.
3 Préparez le lancement d’un nouvel exercice dans ERP ou le logiciel de comptabilité.
Éditez les historiques d’achat, de vente, des clients et des fournisseurs
1 Si vous ne travaillez pas avec ERP, rassemblez tous les documents pour éditer les historiques de vos achats/ventes/clients/fournisseurs.
2 Faites le nécessaire pour éditer un historique dans ERP ou le logiciel de comptabilité.
3 Insérez-le dans un document récapitulatif.
4 Analysez-le brièvement.
Administration
Contrôlez la messagerie et transmettez les messages
1 Vérifiez les courriels entrants.
2 Transférez les courriels vers les départements/personnes qui doivent en assurer un suivi.
3 Répondez vous-même aux courriels d’ordre général :
• Demande de catalogue
• Demande d’informations générales
• Demande de participation à une enquête
Prévoyez une signature digitale pour vos courriels
1 Allez dans les paramètres de votre messagerie.
2 Sélectionnez : (capture d’écran)
3 Indiquez les coordonnées de votre entreprise virtuelle :
• Numéro de téléphone
• Lien vers les réseaux sociaux
• Lien exact vers le site web/webshop
• Heures d’ouverture
• Logo
CONSEIL : lorsque ces données occupent trop d’espace par rapport au message, il peut s’avérer intéressant d’utiliser un autre programme pour retravailler la mise en page et de copier cette nouvelle configuration en tant qu’image dans la signature.
4 Indiquez également dans la signature qu’il s’agit d’un courriel émanant d’une entreprise virtuelle.
Mettez à jour votre liste de contacts
1 Téléchargez la liste des entreprises virtuelles actives via le guide des entreprises (Basic Bank).
2 Copiez les adresses mail de ces entreprises dans votre messagerie.
3 Mettez-les à jour tous les trois mois.
Contrôlez l’agenda numérique et mettez-le à jour
1 Vérifiez l’agenda numérique de l’entreprise virtuelle.
2 Contrôlez les échéances éventuelles.
3 Envoyez un rappel aux collègues concernés par les échéances.
4 Indiquez les nouveaux rendez-vous dans l’agenda.
5 Indiquez les nouvelles échéances dans l’agenda.
Élaborez un modèle de mémo téléphonique
1 Élaborez un document sur lequel vous pouvez noter ce qui a été convenu lors de vos conversations téléphoniques.
2 Soumettez votre proposition de modèle à l’approbation de vos collègues.
3 Veillez à ce qu’un certain nombre de mémos téléphoniques soient disponibles dans chaque département.
Veillez à être accessible par téléphone
1 Gardez votre téléphone à portée de main.
2 Veillez à ce que votre appareil soit opérationnel (est-il suffisamment chargé ?).
3 Écoutez le répondeur.
4 Répondez aux appels entrants et faites le nécessaire/transférez éventuellement l’appel.
5 À la fin de la journée, activez le répondeur.
Veillez à être accessible par Google Chat (Hangout)
1 Connectez-vous au moyen du compte de l’entreprise virtuelle.
2 Prévoyez un casque.
3 Répondez aux messages entrants et traitez-les jusqu’au bout.
Veillez à ordonner correctement le classement digital
1 Contrôlez dans le classement digital si tous les documents sont répertoriés logiquement.
2 Déplacez éventuellement les documents vers les répertoires adéquats.
3 Si vous avez encore des documents papier, consignez-les dans un classeur suivant la même logique de classement que le classement digital.
Assurez le soutien administratif des réunions
1 Dressez l’ordre du jour de la réunion (concertation avec le management).
2 Réservez un local de réunion.
3 Créez éventuellement un lien en cas de réunion online (Meet, Zoom…).
4 Envoyez l’ordre du jour à temps.
5 Préparez le local de réunion (préparer les documents à distribuer, tester les appareils).
6 Notez les interventions et les décisions pendant la réunion.
7 Rédigez le procès-verbal de la réunion.
8 Soumettez le procès-verbal (au management) pour approbation.
9 Envoyez le procès-verbal.
10 Assurez-en le suivi.
Rédigez la newsletter et envoyez-la
1 Lancez à temps un appel aux contributions à la newsletter.
2 Traitez les informations reçues et insérez-les dans votre modèle de newsletter.
3 Faites relire le contenu de votre newsletter.
4 Envoyez la newsletter à toutes les parties concernées.
IT
Veillez à ce que tous les documents de travail soient revêtus de l’identité graphique de l’entreprise virtuelle
1 Rassemblez tous les documents sur lesquels le logo de l’entreprise doit figurer (Word, Odoo, courriels, présentations, cartes de visite, catalogue).
2 Fixer les consignes en matière d’identité graphique de l’entreprise.
• Rassemblez les éléments de l’identité graphique : police de caractères, codes couleur (RBG, CMYK, #), logo…
• Veillez à ce que tous les documents soient conformes aux informations susmentionnées.
• Élaborez une feuille de style.
• Préparez des modèles.
• Mettez-les à la disposition de vos collègues et informez-les quant à leur utilisation.
• Rédigez un manuel pour leur utilisation future (ex. texte, vidéo…)
Rédigez une fiche reprenant les données essentielles de connexion
1 Rassemblez toutes les informations pour les fiches
• messagerie
• site Basic Bank
• site client
• ERP (NAV/ODOO)
2 Concevez une fiche claire et concise et remettez-la aux différents départements.
3 Soyez discret et soulignez l’importance des mots de passe.
Veillez à faciliter les réunions en ligne
1 Déterminez le logiciel pour les réunions en ligne (Google Meet, Zoom, Teams).
2 Veillez à pouvoir aider les autres apprenants à utiliser l’outil.
3 Créez l’espace de réunion en ligne et gérez-le tout au long de la réunion.
Développer un site web/webshop pour l’entreprise virtuelle
1 Déterminez le logiciel qui vous aidera à développer le site web/webshop.
2 Déterminez la structure qui vous permettra de construire le site web :
Possibilités
Pour la partie Site Web
• Page d’accueil proposant le choix de la langue, avec le logo de l’entreprise virtuelle + coordonnées et vision de l’entreprise.
• Lien vers le webshop -> veillez à ce que le visiteur ne quitte pas le site web.
• Lien vers la présentation des collaborateurs et la description de leur fonction.
• Page avec les coordonnées (formulaire de contact).
Pour la partie Webshop
• Page d’accueil avec les promotions et les coordonnées de l’entreprise virtuelle.
• Informations pour chaque produit (prix, petite photo avec plus d’explications) et bouton de paiement/caddie.
• Adaptation de la configuration du bon de commande, conditions de vente, frais de transport, mode de paiement…
• Contrôlez au moyen de la présente checklist : Conseils Webshops.
Veillez au partage des connaissances concernant le logiciel utilisé au sein de l’entreprise virtuelle
1 Analysez le logiciel utilisé au sein de l’entreprise virtuelle :
• G-suite : Gmail, agenda, drive…
• Basic Bank
• Trade Faire Point of Sale (POS)
• Consultez le portail ou le canal YouTube.
2 Configurez le logiciel pour son utilisation au sein de l’entreprise virtuelle.
3 Aidez vos collègues à configurer le logiciel.
4 Suivez les nouveautés et informez-en vos collègues.
Généralités
Optez pour une image professionnelle
Pour faire bonne impression au sein de votre réseau, rien de tel qu’une image professionnelle !
Aussi, mieux vaut contrôler certains aspects :
- L’identité et le style de votre entreprise correspondent-ils à votre ligne de conduite ?
- Votre style et votre identité sont-ils respectés partout ?
Actualisez vos tâches, vos procédures et vos feuilles de route
Mettez régulièrement à jour vos procédures et listes de tâches à accomplir. Prenez des notes concises et cohérentes et convertissez-les en feuilles de route ou récapitulatifs intelligents.
Ces documents doivent pouvoir être présentés au CEO à tout moment et mis à la disposition de toute personne qui souhaite les voir en cas de changement éventuel du personnel.
Management
Veillez à une répartition équilibrée des tâches
Le bien-être de votre personnel est essentiel pour instaurer un environnement de travail positif, renforcer la productivité et limiter l’absentéisme.
Examinez la liste des tâches et les missions confiées aux différents travailleurs/départements et vérifiez que les horaires de travail sont répartis équitablement. Si nécessaire, opérez quelques changements au niveau de la répartition des tâches.
Rencontrez les travailleurs individuellement
En tant que manager, notez minutieusement tout ce que vos collaborateurs partagent avec vous. Organisez ces entretiens individuels tous les deux mois et notez toutes les plaintes/idées/etc. dans un document de travail comportant trois colonnes : « à conserver, à changer, à supprimer ». »
Organisez des réunions
Pour vos collaborateurs, il est essentiel :
• qu’ils puissent donner leur avis
• qu’ils sachent ce que font les autres collaborateurs.
Il importe donc de réunir l’équipe à intervalles réguliers, non seulement pour parler d’un évènement en particulier, mais aussi pour faire le bilan par département. Il faut effectivement que chacun puisse avoir une idée précise des activités de l’entreprise.
Impliquez le secrétariat dans l’organisation et le suivi administratif de chacune de ces réunions.
Définissez des cibles et des objectifs précis
Formulez chaque mois des objectifs (communs) pour votre entreprise virtuelle.
Tenez compte de leur faisabilité et vérifiez quels évènements ont lieu ce mois-là. Certains évènements peuvent aussi devenir des cibles spécifiques à atteindre. (ex. à l’approche d’un salon, l’objectif est d’atteindre X commandes, X euros de chiffres d’affaires, etc.)
Participez activement en tant que manager à la réalisation des objectifs, motivez vos collaborateurs et récompensez-les lorsque les cibles et les objectifs sont atteints.
Travail d’équipe
Tenez compte des décisions et des échéances
- Tenez compte des décisions et des échéances
- Vérifiez l’agenda de la COFEP : évènements, échéances… https://client.cofep.be/fr/events
- Vérifiez l’agenda de votre entreprise virtuelle
Votre nom ou votre département y figure ?
Veillez à effectuer vos tâches dans les délais impartis !
Rajeunissez votre entreprise virtuelle
Il est grand temps de moderniser votre entreprise virtuelle !
Transformez votre infrastructure actuelle en un lieu de travail moderne.
Inutile d’entreprendre de grands travaux ; les fenêtres et les murs peuvent demeurer tels quels, de même que les équipements de bureau.
Que faut-il changer dès lors ?
• Le concept : quelle allure faut-il donner aux bureaux ?
• Le mobilier : quels meubles faut-il prévoir dans ce nouvel environnement de bureaux ?
• Le revêtement des sols : quel revêtement choisir dans ce nouvel environnement de bureaux ?
• Les fenêtres : que choisir pour les habiller ? Des tentures, un autre vitrage, des stores ou quelque chose de complètement différent ?
• Le revêtement des murs : tous les locaux utilisés par l’entreprise virtuelle doivent être peints. Choisissez les couleurs qui vous conviennent le mieux.
• La décoration : Les bureaux doivent privilégier un environnement sain et écologique. Il ne faut donc pas oublier d’y mettre des plantes.
• Divers : si vous avez encore besoin de certaines choses après cette rénovation, notez-le au cas où le budget ne serait pas entièrement épuisé.
1 Dressez un inventaire par poste des choses qu’il vous faut encore + notez le nom des fournisseurs éventuels.
2 Définissez le budget compte tenu du budget initial de 25 000 EUR.
3 Vérifiez les possibilités éventuelles de financement auprès de COFEBA.
4 Passez commande au sein du réseau et assurez-en le suivi.
Organisez une journée de teambuilding
Le [date] sera un jour de congé pour toute l’équipe qui passera la journée ensemble ailleurs en Belgique.
1 Décidez en équipe la manière dont vous souhaitez organiser cette journée.
2 Recherchez des informations au sein du réseau auprès d’entreprises qui proposent le type d’activités que vous souhaitez faire ou d’équipements que vous souhaitez utiliser.
3 Sélectionnez les possibilités qui vous intéressent et demandez des offres de prix.
4 Établissez un programme. Comptez un budget de 80 EUR/personne.
5 Élaborez un budget détaillé et présentez-le à votre CEO.
6 Passez commande, faites les réservations nécessaires au sein du réseau et assurez-en le suivi.
Surprenez votre technicienne de surface en lui organisant une petite fête de départ à la retraite
Le [date], notre technicienne de surface, Rita, prendra sa pension. Elle fait partie de notre personnel depuis les premières années de l’entreprise.
1 Afin de saluer Rita une dernière fois comme il se doit, nous avons prévu un budget de 250 EUR. Prévoyez les achats suivants au sein du réseau ou confectionnez-les vous-même :
• Une carte assortie d’un joli petit texte spécialement conçu pour l’évènement
• Un petit extra pour la pause-café de tous les collaborateurs
• Un bouquet de fleurs
• Un cadeau
2 Planifiez une réunion d’équipe pour organiser cette petite fête de départ à la retraite.
3 Répartissez les tâches afin de prévoir à temps les cadeaux, la décoration, etc..
4 Passez commande à temps et assurez-en le suivi.
5 Élaborez un budget détaillé.
DOWNLOADS
NOM
DESCRIPTION
Contact cliënts
La déclaration TVA
Accessibilité
Comment présenter vos biens ou services aux autres?
Comment et ou introduire ma déclaration TVA?
Comment je suis joignable par les autres EVI?