Archieven

<COFEP_diensten/>

COFESOC

Wat is COFESOC?

COFESOC is het sociaal secretariaat binnen het COFEP-netwerk verantwoordelijk voor de loonberekening van de werknemers.

Hoe werkt COFESOC?

De trainer stelt via Basic Bank de werknemers en hun personeels- en loongegevens in. COFESOC verwerkt deze gegevens vervolgens maandelijks en bezorgt het virtueel bedrijf de loonfiches, een werkgeversoverzicht en de factuur voor de dienstverlening.

De trainees nemen daarna de rol van werkgever op: zij controleren de documenten en verwerken de nettolonen, sociale bijdragen, bedrijfsvoorheffing en COFESOC-factuur via Basic Bank. Zo doorlopen ze op een praktische manier het volledige loonproces binnen een onderneming.

COFESOC int ook de vennootschapsbijdrage. Dit is een bijdrage aan de sociale zekerheid die elke vennootschap verplicht moet betalen. De vennootschapsbijdrage wordt jaarlijks gefactureerd. Deze wordt in april per mail bezorgd.

Hoe contacteer ik COFESOC?

Mail naar: cofesoc@cofep.be.

COFEP_COFESOC

Procedure trainer (eenmalig)

Als trainer bepaal je welke trainees als personeelslid worden opgenomen en stel je per werknemer de loon- en personeelsgegevens in. Na afloop van iedere maand verwerkt COFESOC deze gegevens en ontvangt het virtueel bedrijf automatisch de documenten voor de loonverwerking.

Activeer COFESOC

Ga hiervoor naar Basic Bank > PE Admin > COFESOC-instellingen
Selecteer de personeelsrekening die gebruikt zal worden voor de loonverwerking.
Wil je simuleren dat arbeiders op de 15de van de maand een voorschot op hun loon ontvangen? Zo ja, stel zelf een voorschotbedrag in of kies voor het standaardbedrag.

Selecteer je werknemers

Ga vervolgens naar COFESOC-werknemers.
Alle trainees van je virtueel bedrijf worden automatisch in het overzicht opgenomen.
Wil je bepaalde trainees niet opnemen in de loonverwerking? Klik dan op Deactiveren.
Het deactiveren geldt alleen voor COFESOC. De trainee blijft gewoon bestaan in de algemene lijst van trainees van het virtueel bedrijf. Je kan gedeactiveerde werknemers indien nodig opnieuw activeren.
Let op: Meer werknemers betekent ook een hogere loonkost. We raden daarom aan om alleen de trainees te activeren die je effectief als werknemer wilt verlonen.

Stel iedere werknemer in

Klik op de naam van een werknemer om de personeels- en looninstellingen te openen.
Pas de gegevens aan volgens de situatie die je met je virtueel bedrijf wilt simuleren.
Je kunt onder andere volgende gegevens instellen: statuut, tewerkstellingspercentage, brutomaandloon, bruto-uurloon, functie, maaltijdcheques, woon-werkverkeer, GSM-vergoeding.
Klik na de aanpassingen op Bewaren. Herhaal dit voor alle werknemers die je via COFESOC wilt laten verlonen.

Pas instellingen aan wanneer nodig

Je hoeft de personeelsgegevens niet iedere maand opnieuw in te voeren. Pas ze alleen aan wanneer de situatie van een werknemer verandert, bijvoorbeeld bij: wijziging van het arbeidsregime, een ander loon, wijziging van woon-werkverkeer, toekenning of stopzetting van maaltijdcheques of GSM-vergoeding, indiensttreding van een nieuwe werknemer of deactivering van een werknemer.

Na afloop van de maand verwerkt COFESOC automatisch de ingestelde personeelsgegevens. Het virtueel bedrijf ontvangt per mail:

  1. een loonfiche per werknemer
  2. een werkgeversoverzicht met de totale loonberekening
  3. een factuur van COFESOC voor de dienstverlening

Als trainer vind je de documenten ook terug in Basic Bank > PE Admin > COFESOC-documenten.

De trainee neemt de verwerking over: de documenten controleren en de lonen, sociale bijdragen, bedrijfsvoorheffing en COFESOC-factuur betalen.

COFEP_COFESOC

Procedure trainee (maandelijks)

Het virtueel bedrijf telt meerder personeelsleden. COFESOC treedt op als je sociaal secretariaat en bezorgt je maandelijks de documenten die je nodig hebt voor de loonverwerking.
Je ontvangt: een loonfiche per personeelslid, een werkgeversoverzicht met de totalen van de loonberekening en een factuur van COFESOC voor de dienstverlening van het sociaal secretariaat.

Controleer de loonfiches en het werkgeversoverzicht

Neem de loonfiche van elk personeelslid aandachtig door.
Het bedrag dat bij 'Netto te betalen' staat is het bedrag dat uiteindelijk aan het personeelslid wordt uitbetaald.
COFESOC bezorgt je ook een overzicht van de totale loonverwerking van je virtueel bedrijf. Gebruik dit document om de bedragen van alle loonfiches samen te controleren.

Betaal de nettolonen

Ga naar Basic Bank en schrijf de nettolonen van je personeelsleden over.
Afhankelijk van de werkwijze van je virtueel bedrijf, stort je het totale nettobedrag op de personeelsrekening van je virtueel bedrijf OF betaal je ieder personeelslid afzonderlijk op de persoonlijke rekening van de trainee. Volg de instructies van je trainer.
Let op: betaal niet het brutoloon (= loon vóór inhoudingen en is dus niet het bedrag dat de werknemer ontvangt).

Betaal RSZ, patronale bijdragen en bedrijfsvoorheffing

Als werkgever moet je naast de lonen ook sociale bijdragen betalen.
Betaal aan COFESOC: werknemersbijdrage RSZ + patronale RSZ-bijdrage. Stort dit als één globale betaling op de rekening die op het werkgeversoverzicht vermeld staat.
Betaal vervolgens de totale bedrijfsvoorheffing (BV). Voer ook deze betaling uit volgens de betaalinstructies op het werkgeversoverzicht.

Betaal de factuur van COFESOC

Tot slot ontvang je een afzonderlijke factuur van COFESOC voor de dienstverlening van het sociaal secretariaat.
Betaal het bedrag inclusief btw op het rekeningnummer dat op de factuur staat. Gebruik daarbij het factuurnummer als betalingsreferentie en respecteer de vermelde vervaldatum.
Belangrijk: De factuur van COFESOC is niet hetzelfde als de RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing. De RSZ en bedrijfsvoorheffing zijn verplichtingen die voortvloeien uit de loonberekening.

Klaar? Controleer je administratie

Na de loonverwerking moeten deze acties uitgevoerd zijn:

✓ Loonfiches gecontroleerd
✓ Nettolonen betaald
✓ RSZ + patronale bijdragen betaald
✓ Bedrijfsvoorheffing betaald
✓ Factuur COFESOC betaald
✓ Betalingen verwerkt in Basic Bank

Downloads

Stappenplan

DOWNLOAD DOCUMENT

Terug naar overzicht