Administratie & IT
Stel de digitale handtekening voor de mails in
Ik zou graag hebben dat je de digitale handtekening van de mailbox instelt. Volg hiervoor onderstaand stappenplan:
- Ga naar de instellingen van de mailbox
- Kies voor:
3. Vermeld de contactgegevens van het virtueel bedrijf:
-
- telefoonnummer
- link naar social media
- correcte link naar website/webshop
- openingsuren
- logo
TIP: wanneer de gegevens in verhouding teveel plaats in beslag nemen kan je het in een ander programma misschien beter schikken qua lay-out en die uitwerking als afbeelding in de handtekening plaatsen.
4. Geef in de handtekening ook aan dat het gaat om een mail van duidelijke vermelding dat het gaat om een virtueel bedrijf.
Als de handtekening is ingesteld, stuur je mij een mail ter controle.
Maak je eigen mappen aan in je mailbox
Hou de mailbox van ons virtueel bedrijf overzichtelijk door eigen mappen aan te maken. Zo kan je berichten in de juiste mappen slepen. Elke mailaanbieder of mailprogramma biedt de mogelijkheid je eigen, gepersonaliseerde mappen, postbussen en/of categorieën te creëren.
Ga aan de slag en geef de mappen volgende namen: boekhouding, magazijn, verkoop, aankoop en directeur. Deze hoofdmappen kan je dan nog eens onderverdelen.
Controleer de mailbox + verdeel de berichten
Check de inkomende mails en verplaats de mails naar de afdelingen/personen die ze verder moeten opvolgen.
Beantwoord zelf de algemene mails en vraag naar volgende zaken:
– Catalogus;
– Algemene info;
– Vraag om een enquête in te vullen.
Update de contactenlijst
Beste
Er starten regelmatig nieuwe virtuele bedrijven op en om er zeker van te zijn dat we deze ook opnemen in onze mailinglist zou ik graag hebben dat jullie deze lijst up to date houden. Onderneem hiervoor volgende stappen:
- Exporteer via de bedrijvengids (Basic Bank) een download van de actieve virtuele bedrijven.
- Neem de e-mailadressen over in de contactenlijst van de mailbox.
- Doe 3-maandelijks een update.
Controleer de digitale agenda + doe updates
Beste
De digitale agenda is een belangrijke tool binnen ons virtueel bedrijf en dit is dan ook één van jullie basistaken. Ik verwacht dat jullie dagelijks volgende zaken doorloopt:
– Check de digitale agenda van het virtueel bedrijf;
– Controleer eventuele deadlines;
– Wijs betrokken collega’s nog een keer op deadlines;
– Voeg nieuwe afspraken toe in de agenda;
– Voeg nieuwe deadlines toe in de agenda.
Ontwerp een telefoonmemo
Beste
Maak jij een document op om een telefoonmemo te noteren. Zorg dat de lay-out past bij onze firma en dat het een overzichtelijk document is waar iedereen mee aan de slag kan gaan.
Volgende stappen helpen je alvast op weg:
1. Ontwerp een document waarop je bepaalde afspraken kan noteren i.v.m. telefoongesprekken.
2. Leg je ontwerp ter goedkeuring voor bij de collega’s.
3. Zorg ervoor dat op iedere afdeling een aantal exemplaren van de telefoonmemo ter beschikking zijn.
Zorg voor telefonische bereikbaarheid
Eén van je basistaken is telefonisch bereikbaar zijn. Hou het telefoontoestel binnen handbereik en zorg dat het toestel operationeel is (voldoende batterij). Volg volgende richtlijnen:
- Controleer het antwoordapparaat.
- Neem inkomende telefoons op en handel ze af / verbind ze door.
- Schakel op het einde van de dag het antwoordapparaat in.
Zorg voor bereikbaarheid via Google Chat (Hangout)
Beste
Om onze bereikbaarheid te optimaliseren willen we ook inspelen op digitale tools zoals Google chat. Log dagelijks in met het account van het virtueel bedrijf, zorg voor een headset. Beantwoord inkomende gesprekken en handel ze af.
Hou het (digitaal) klassement op orde
Beste
Eén van je basistaken is het digitaal klassement behandelen. Controleer in het digitaal klassement of alle documenten op een logische volgorde zitten. Wijs losse documenten toe aan de juiste mappen. Heb je toch nog documenten op papier? Verzamel deze in een map met dezelfde indeling als het digitaal klassement.
Zorg ervoor dat dit vandaag gebeurt.
Doe de administratieve ondersteuning van vergaderingen
Beste
Graag wil ik vandaag even vergaderen over <onderwerp>. Zet jij een appointment in de Google agenda van ons virtueel bedrijf zodat iedereen op de hoogte is. Jij bent uiteraard ook verantwoordelijk voor volgende items:
- Werk de agenda voor de vergadering uit (overleg met Management).
- Reserveer een vergaderlokaal.
- Maak eventuele een link voor een online vergadering. (Meet, Zoom, …)
- Verspreid de agenda tijdig.
- Maak het vergaderlokaal gebruiksklaar. (materiaal klaarleggen, apparatuur testen)
- Noteer tijdens het verslag de tussenkomsten en afspraken.
- Schrijf het verslag van de vergadering.
- Leg het verslag voor ter controle. (aan Management)
- Verspreid het verslag.
- Volg het verslag verder op.
Maak een infofiche met de belangrijkste logingegevens
Beste
Het is belangrijk dat alle aanmeldgegevens makkelijk te vinden zijn. Daarom geef ik jou vandaag de taak om hier een overzichtelijke fiche voor op te stellen.
Verzamel de info voor de fiches: <mailbox> <portaalsite> <Basic Bank> <portaalsite client> <ERP (ODOO)>
– Stel overzichtelijk de fiche op en verdeel ze onder de afdelingen.
– Wees discreet en wijs de gebruiker ook op het belang van de paswoorden.
Pas de huisstijl toe op werkdocumenten
Beste
Om ons bedrijf naar een hoger niveau te tillen zou ik graag een eigen huisstijl ontwikkelen. Verzamel alle documenten waarop huisstijl moet toegepast worden (Word, Odoo, mailbox, presentatie, visitekaartjes, cataloog)
Maak afspraken rond de huisstijl van het bedrijf op basis van volgende zaken:
- Verzamel de elementen van de huisstijl: lettertype, kleurcodes (RBG,CMYK,#), logo,…
- Bewerk de documenten met bovenstaande informatie.
- Ontwerp een stylesheet.
- Maak templates aan.
- Stel ze ter beschikking van je collega’s en informeer ze over het gebruik.
- Ontwikkel ook handleiding voor het gebruik in de toekomst. (vb. tekst, instructiefilm,…)
Ontwerp de nieuwsbrief + doe de verspreiding
Beste
Ik zou graag starten met een nieuwsbrief. Ik had gehoopt tweemaandelijks informatie te geven over ons bedrijf en de acties die we organiseren. De eerste nieuwsbrief wil ik een persoonlijke toets geven. Ik zou willen dat je in deze eerste editie ons bedrijf en ons team kort voorstelt.
Andere mogelijke rubrieken zijn: tips, evenementen, wedstrijdvraag, artikel in promotie, enz.
Zoek tools online om gratis professionele nieuwsbrieven te maken.
Faciliteer een online teamvergadering
Beste
Ik zou graag online vergaderingen willen organiseren. Kan jij hiervoor de volgende stappen ondernemen en uitvoeren?
– Bepaal de software waarin je de online vergadering laat doorgaan. (Google Meet, Zoom, Teams)
– Zorg dat je de andere trainees kan verder helpen bij het gebruik van de tool.
– Creëer de online vergaderruimte en beheer ze tijdens het teamoverleg.
Ontwikkel een website/webshop voor het virtueel bedrijf
Beste
Ik zou graag de mogelijkeden van een website/webshop verder onderzoeken. Kan jij hiervoor het voorbereidende werk al uitvoeren. Bepaal de software en structuur waarin je de website/webshop gaat ontwikkelen en bekijk of ze ook aan deze checklist voldoen: Tips webshops
Voor onderdeel Website
-
- Beginpagina met de taalkeuze, het logo van virtueel bedrijf + gegevens en visie;
- Een link naar de webshop -> zorg dat ze de website niet verlaten;
- Een link naar voorstelling van de werknemers met hun functiebeschrijving;
- Een pagina met contactgegevens.(contactformulier)
Voor onderdeel Webshop
-
-
- Eerste pagina met promoties en gegevens van het virtueel bedrijf;
- Elk product met informatie (prijs, kleine foto met meer uitleg) en betaalbutton/winkelwagentje;
- Instellingen aanpassen van een bestelformulier, de verkoopsvoorwaarden, transportkosten, betalingswijze,…
-
Zorg voor kennisdeling van de gebruikte software in het virtueel bedrijf
- Bestudeer de software die in het virtueel bedrijf wordt gebruikt:
- g-suite: gmail, agenda, gdrive, …
- Basic Bank
- Trade Fair Point of Sale (POS)
- Raadpleeg hiervoor de portaalsite of het youtube-kanaal.
- Stel de software in voor gebruik in het virtueel bedrijf.
- Ondersteun je collega’s bij het instellen van de software.
- Volg de nieuwigheden op en informeer je collega’s hieromtrent.