Toolbox – Administratie & IT

Hou de mailbox van ons virtueel bedrijf overzichtelijk door eigen mappen aan te maken. Zo kan je berichten in de juiste mappen slepen. Elke mailaanbieder of mailprogramma biedt de mogelijkheid je eigen, gepersonaliseerde mappen, postbussen en/of categorieën te creëren.

Ga aan de slag en geef de mappen volgende namen: boekhouding, magazijn, verkoop, aankoop en directeur. Deze hoofdmappen kan je dan nog eens onderverdelen.

Eén van je basistaken is telefonisch bereikbaar zijn. Hou het telefoontoestel binnen handbereik en zorg dat het toestel operationeel is (voldoende batterij). Volg volgende richtlijnen:

1. Controleer het antwoordapparaat.
2. Neem inkomende telefoons op en handel ze af / verbind ze door.
3. Schakel op het einde van de dag het antwoordapparaat in.

Beste

Om onze bereikbaarheid te optimaliseren willen we ook inspelen op digitale tools zoals Google chat. Log dagelijks in met het account van het virtueel bedrijf, zorg voor een headset. Beantwoord inkomende gesprekken en handel ze af.

Beste

Ik zou graag online vergaderingen willen organiseren. Kan jij hiervoor de volgende stappen ondernemen en uitvoeren?

– Bepaal de software waarin je de online vergadering laat doorgaan. (Google Meet, Zoom, Teams)
– Zorg dat je de andere trainees kan verder helpen bij het gebruik van de tool.
– Creëer de online vergaderruimte en beheer ze tijdens het teamoverleg.

We zouden graag starten met een nieuwskrantje waarin we driemaandelijks informatie geven over ons bedrijf en de acties die we organiseren. In de eerste editie laat je de klanten kennismaken met het bedrijf en het nieuwe team. Andere mogelijke rubrieken zijn: tips, evenementen, artikel(s) in promotie, nieuwe ontwikkelingen, successen, reviews tevreden klanten, enzovoort. Plaats in de header of footer van het nieuwskrantje altijd onze website en socialemediakanalen.

Om online gratis nieuwskrantjes te maken is Genially een handige tool.

Pas openingsuren en sluitingsperiodes aan in Basic Bank.

Beste

Eén van je basistaken is het digitaal klassement te structureren. Stel het digitaal klassement  op in een logische volgorde. Wijs losse documenten toe aan de juiste mappen.

Beste

Eén van je basistaken is het digitaal klassement behandelen. Controleer in het digitaal klassement of alle documenten op een logische volgorde zitten. Wijs losse documenten toe aan de juiste mappen. Heb je toch nog documenten op papier? Verzamel deze in een map met dezelfde indeling als het digitaal klassement. Verouderde documenten archiveer je.

Zorg ervoor dat dit vandaag gebeurt.

Maak een template voor verslagen

Beste

Graag wil ik vandaag even vergaderen over <onderwerp>. Zet jij een appointment in de Google agenda van ons virtueel bedrijf zodat iedereen op de hoogte is. Jij bent uiteraard ook verantwoordelijk voor volgende items:

1. Werk de agenda voor de vergadering uit (overleg met Management).
2. Reserveer een vergaderlokaal.
3. Maak eventuele een link voor een online vergadering. (Meet, Zoom, …)
4. Verspreid de agenda tijdig.
5. Maak het vergaderlokaal gebruiksklaar. (materiaal klaarleggen, apparatuur testen)
6. Noteer tijdens het verslag de tussenkomsten en afspraken.
7. Schrijf het verslag van de vergadering.
8. Leg het verslag voor ter controle. (aan Management)
9. Verspreid het verslag.
10. Volg het verslag verder op.

Beste

Het is belangrijk dat alle aanmeldgegevens makkelijk te vinden zijn. Daarom geef ik jou vandaag de taak om hier een overzichtelijke fiche voor op te stellen.
Verzamel de info  voor de fiches: <mailbox> <portaalsite> <Basic Bank> <portaalsite client> <ERP (ODOO)>

– Stel overzichtelijk de fiche op en verdeel ze onder de afdelingen.
– Wees discreet en wijs de gebruiker ook op het belang van de paswoorden.

Beste

Maak jij een document op om een telefoonmemo te noteren. Zorg dat de lay-out past bij onze firma en dat het een overzichtelijk document is waar iedereen mee aan de slag kan gaan.
Volgende stappen helpen je alvast op weg:

1. Ontwerp een document waarop je bepaalde afspraken kan noteren i.v.m. telefoongesprekken.

2. Leg je ontwerp ter goedkeuring voor bij de collega’s.

3. Zorg ervoor dat op iedere afdeling een aantal exemplaren van de telefoonmemo ter beschikking zijn.

Beste

Om ons bedrijf naar een hoger niveau te tillen zou ik graag een eigen huisstijl ontwikkelen. Verzamel alle documenten waarop huisstijl moet toegepast worden (Word, Odoo, mailbox, presentatie, visitekaartjes, cataloog)

Maak afspraken rond de huisstijl van het bedrijf op basis van volgende zaken:

• Verzamel de elementen van de huisstijl: lettertype, kleurcodes (RBG,CMYK,#), logo,…
• Bewerk de documenten met bovenstaande informatie.
• Ontwerp een stylesheet.
• Maak templates aan.
• Stel ze ter beschikking van je collega’s en informeer ze over het gebruik.
• Ontwikkel ook handleiding voor het gebruik in de toekomst. (vb. tekst, instructiefilm,…)

Beste

Pas de afgesproken regels rond de huisstijl van het bedrijf op basis van volgende zaken toe op de handelsdocumenten:

• Verzamel de elementen van de huisstijl: lettertype, kleurcodes (RBG,CMYK,#), logo,…
• Bewerk de documenten met bovenstaande informatie.
• Ontwerp een stylesheet.
• Maak templates aan.
• Stel ze ter beschikking van je collega’s en informeer ze over het gebruik.
• Ontwikkel ook handleiding voor het gebruik in de toekomst. (vb. tekst, instructiefilm,…)

To do’s drukwerk BELFAIR

Deactiveer artikelen op PEN Marketplace indien er geen bestellingen mogen binnenkomen.

Draaiboek evenement maken

Om de teamspirit te verhogen trekken we er een dag op uit.

1\ Zoek in het netwerk naar ideeën voor een teambuildingdag.

2\ Werk drie voorstellen uit. Volgende zaken dien je te vermelden: datum, activiteit(en), locatie(s), budget, maaltijden, tussentijdse vrije momenten.

3\ Laat alle teamleden hun voorkeurstem uitbrengen. Het voorstel met de meeste stemmen wint.

4\ Doe de nodige bestellingen en/of reserveringen in het netwerk en volg dit op.

Misschien is dit inspiratie voor een echte teamdag?

Op <datum> houdt ons virtueel bedrijf een opendeurdag. Voor de receptie moeten er drankjes en hapjes besteld worden. Er zijn verschillende cateringbedrijven. Contacteer ze en informeer naar hun aanbod. Je werkt hiervoor samen met de verantwoordelijke van de aankoopafdeling.

Denk ook aan decoratie, bloemen, hoge tafeltjes (huur?), glazen, muziek (artiest?), enzovoort. Brainstorm over wat we precies nodig hebben om er een geslaagde opendeur van te maken. Richt jullie voorstel eerst aan de trainer vooraleer jullie overgaan tot een bestelling.

Maak voor het event een tweetalige uitnodiging in Canva en verstuur deze aan onze klanten. Zorg tevens voor mooie personeelsbadges.

Ons virtueel bedrijf bestaat <aantal> jaar dankzij het team en veel loyale klanten. Hiervoor willen we hen verrassen met een relatiegeschenk. Stel een lijst op van de <aantal> beste klanten en bepaal samen met de boekhouding het budget dat we hieraan willen besteden. Lanceer tevens een kortingsactie voor de huidige klanten en beloon de nieuwe klanten.

We willen de personeelsleden de mogelijkheid geven een opleiding te volgen of om de huidige kennis op te frissen met als doel dat ieder zich verder kan ontwikkelen en kan doorgroeien in het bedrijf. Kijk bij de virtuele opleidingsbedrijven naar het aanbod en maak een poll om elke behoefte in te vullen. Bezorg de aankoopdienst de Doodle met de gekozen opleidingen.

1. Bestudeer de software die in het virtueel bedrijf wordt gebruikt:
   • g-suite: gmail, agenda, gdrive, …
   • Basic Bank
   • Trade Fair Point of Sale (POS)
2. Raadpleeg hiervoor de portaalsite of het youtube-kanaal.
3. Stel de software in voor gebruik in het virtueel bedrijf.
4. Ondersteun je collega’s bij het instellen van de software.
5. Volg de nieuwigheden op en informeer je collega’s hieromtrent.

• • Organogram maken van het virtueel bedrijf

Om geen enkele opportuniteit te missen en de klanttevredenheid te behouden bewaak je wekelijks:

– de kalender van COFEP;

– de verslagen van de vergaderingen;

– de agenda van het virtueel bedrijf.

Vul de agenda aan met data beurzen, deadlines wedstrijden en publicaties, eigen evenementen …

Beste

De digitale agenda is een belangrijke tool binnen ons virtueel bedrijf en dit is dan ook één van jullie basistaken. Ik verwacht dat jullie dagelijks volgende zaken doorloopt:
– Check de digitale agenda van het virtueel bedrijf;
– Controleer eventuele deadlines;
– Wijs betrokken collega’s nog een keer op deadlines;
– Voeg nieuwe afspraken toe in de agenda;
– Voeg nieuwe deadlines toe in de agenda.