Aankoop
Aankoop handelsgoederen (basis)
Stock aanvullen ERP
Beste aankopers
Een van jullie basistaken is ervoor zorgen dat de stock op peil blijft. Check regelmatig in Odoo of de voorraad moet aangevuld worden.
Bekijk de Odoo-video: 4 Aankoop/ Magazijn – Voorraad aanvullen op onze Odoo pagina
AI-copiloot:
AI kan helpen om de minimum- en maximumvoorraad te bepalen.
Odoo-tip:
Via Verkoop > Rapportages > Producten kan je een draaitabel opvragen met een overzicht van de verkochte goederen. Gebruik deze als basis voor onderstaande prompt.
Prompt:
Je bent een ervaren voorraadplanner. Ik upload een spreadsheet met mijn verkoopgegevens. Analyseer de gegevens en geef per product een voorstel voor minimumvoorraad en maximumvoorraad. Hou rekening met:
- historische verkoopcijfers;
- eventuele schommelingen in de vraag;
- een voldoende veiligheidsmarge om stockbreuken te vermijden;
- het vermijden van onnodige overstock.
Geef het resultaat in een tabel met de volgende kolommen:
| Product | Voorgestelde minimumvoorraad | Voorgestelde maximumvoorraad | Veiligheidsvoorraad | Motivatie |.
Leg bij elk product kort uit waarom je deze waarden aanbeveelt.
Belangrijk: maak realistische voorstellen op basis van de beschikbare gegevens en vermeld eventuele aannames die je maakt.
Let op:
Controleer altijd of de voorgestelde voorraadniveaus logisch zijn. AI doet een suggestie op basis van beschikbare gegevens, maar de uiteindelijke beslissing blijft jouw verantwoordelijkheid.
Stock aanvullen voor beurzen
Beste aankopers
De (regionale) beurzen komen dichter bij. Jullie willen onmiddellijk kunnen leveren naar jullie klanten toe. Daarom is het belangrijk om de stock aan te vullen bij een leverancier die snel kan leveren.
Bekijk de info over Crecor en Groothandelsmarktplaats.
Bepaal welke artikelen vermeld zijn in de acties/promoties die jullie gaan doen tijdens de beurs. Beslis bij welke leverancier(s) jullie de bestelling(en) gaan plaatsen.
AI-copiloot:
AI kan helpen om de hoeveelheid voorraad die je moet aanvullen te bepalen.
Odoo-tip:
Via Verkoop > Rapportages > Producten kan je verschillende draaitabellen opvragen met verkoopgegevens. Gebruik deze als basis voor onderstaande prompt.
Prompt:
Je bent een ervaren aankoopmanager en voorraadplanner. Mijn virtueel bedrijf neemt binnenkort deel aan een beurs. Ik upload een spreadsheet met onze verkoopgegevens en huidige voorraad. Analyseer de gegevens en geef per product aan:
- hoeveel extra voorraad we best voorzien voor de beurs;
- welke producten we best niet extra aankopen.
Hou rekening met:
- historische verkoopcijfers;
- huidige voorraad;
- geplande promoties of kortingen;
- verwachte extra vraag tijdens de beurs;
- het risico op stockbreuken;
- het vermijden van onnodige overstock na afloop van de beurs.
Geef het resultaat in een tabel met de volgende kolommen:
| Product | Huidige voorraad | Verwachte beursvraag | Aanbevolen bijkomende voorraad | Prioriteit | Motivatie |
Maak realistische voorstellen op basis van de beschikbare gegevens en vermeld eventuele aannames die je maakt.
Let op:
Controleer altijd of de voorgestelde hoeveelheden realistisch zijn. AI houdt geen rekening met alle omstandigheden binnen jullie virtueel bedrijf. De uiteindelijke beslissing blijft jouw verantwoordelijkheid als aankoper.
Orderbevestigingen opvolgen
Beste aankopers
In de mailbox van het virtueel bedrijf vinden jullie een aantal nieuwe orderbevestigingen. Ik verwacht volgende zaken van jullie:
- Verwerking in Odoo
🎬 Bekijk de Odoo-video: 6 Aankoop – Ontvangst van de orderbevestiging op onze Odoo-pagina.
- Elektronisch klassement.
- De getekende orderbevestiging terugmailen naar de leverancier.
AI-copiloot:
AI kan helpen om:
- een ontvangen orderbevestiging extra te controleren op fouten, afwijkingen en ontbrekende gegevens;
- de mail naar de leverancier te reviseren.
Let op:
AI kan helpen bij het controleren van documenten, maar vervangt geen grondige controle. Vergelijk de orderbevestiging altijd met de oorspronkelijke bestelling voordat je deze goedkeurt en verwerkt in het ERP-systeem.
Openstaande bestellingen opvolgen
Leveringsbonnen opvolgen
Beste aankopers/ magazijnmedewerkers
In de mailbox van het virtueel bedrijf vinden jullie een aantal nieuwe leveringsbonnen. Ik verwacht volgende zaken van jullie:
- Verwerking in Odoo
🎬 Bekijk de Odoo-video: 7 Aankoop/ Magazijn – Ontvangst van de leveringsbon op onze Odoo-pagina. - Elektronisch klassement.
- De getekende orderbevestiging terugmailen naar de leverancier.
AI-copiloot:
AI kan helpen om:
- een ontvangen leveringsbon extra te controleren op fouten, afwijkingen en ontbrekende gegevens;
- de mail naar de leverancier te reviseren.
Let op:
AI kan helpen bij het controleren van documenten, maar vervangt geen grondige controle. Vergelijk de leveringsbon altijd met de oorspronkelijke bestelling voordat je deze goedkeurt en verwerkt in het ERP-systeem.
Laattijdige leveringen opvolgen
Beste aankopers/ magazijniers
In het Voorraadoverzicht in Odoo zien jullie welke leveringen we nog verwachten. Voor de laattijdige leveringen onderneem je volgende acties:
- Neem het dossier door zodat je op de hoogte bent van eerdere communicatie met de leverancier.
- Controleer ook de nieuwe berichten in Gmail.
- Bij laattijdige leveringen vraag je telefonisch/ per mail om een leveringsbon.
- Werk het dossier en Odoo bij na elk contact.
AI-copiloot:
AI kan helpen om professionele opvolgmails op te stellen en prioriteiten te bepalen voor de leveranciers die je moet contacteren.
Prompt:
Je bent een ervaren aankoopmedewerker. Ik upload een actueel overzicht van openstaande bestellingen waarvan de leveringsdatum is overschreden. Schrijf per leverancier een professionele opvolgmail.
Voor bevestigde bestellingen:
- verwijs naar de ontvangen orderbevestiging en – indien beschikbaar – de geplande leverdatum;
- benadruk het belang van een snelle levering.
Gebruik een professionele en klantvriendelijke toon.
Let op:
AI kan helpen bij het analyseren van dossiers en het opstellen van mails, maar controleer altijd de status van de bestelling in het ERP-systeem en de meest recente communicatie in Gmail voordat je een leverancier contacteert.
Odoo-tip (na reactie van de leverancier!):
Bekijk de Odoo-video: 7 Aankoop/ Magazijn – Ontvangst van de leveringsbon op onze Odoo-pagina.
Verwerking aankoopfacturen
Aankoop handelsgoederen (gevorderd)
Verschillende leveranciers voor 1 artikel
Beste aankopers
Om risico’s te beperken en de beste voorwaarden te bekomen, is het belangrijk dat jullie voor elk artikel over meerdere leveranciers beschikken.
Voer daarom volgende stappen uit:
- Verdeel de artikelen onderling binnen het team.
- Zoek de artikelen op in Odoo en controleer welke leveranciers momenteel gekoppeld zijn.
- Controleer of de contactgegevens, prijzen en voorwaarden nog actueel zijn.
- Zoek indien nodig bijkomende leveranciers via de Bedrijvengids.
- Neem contact op met potentiële leveranciers en onderhandel over prijzen, hoeveelheden, levertermijnen, betalingsvoorwaarden en eventuele kortingen.
AI-copiloot:
AI kan helpen om leveranciers te vergelijken, onderhandelingspunten voor te bereiden en professionele prijsvragen op te stellen.
Prompt:
Je bent een ervaren aankoopmanager. Ik bezorg je informatie over een artikel en één of meerdere potentiële leveranciers. Analyseer de gegevens en help mij bij het selecteren van de beste leveranciers.
Hou rekening met:
- aankoopprijs;
- eventuele kortingen;
- minimale bestelhoeveelheden;
- levertermijnen;
- betalingsvoorwaarden;
- eventuele transport- of administratiekosten.
Geef het resultaat in een tabel met de volgende kolommen:
| Leverancier | Prijs | Levertermijn | Minimumafname | Betalingsvoorwaarden | Sterke punten | Zwakke punten |
Geef daarna:
- Een rangschikking van de leveranciers van meest naar minst interessant.
- De belangrijkste onderhandelingspunten per leverancier.
- Een voorstel van vragen die ik tijdens de onderhandeling kan stellen.
- Een aanbeveling welke leverancier ik als hoofdleverancier en welke als alternatieve leverancier kan opnemen.
Indien ik slechts één leverancier heb, geef dan advies over welke voorwaarden ik best probeer te onderhandelen.
Let op:
AI kan leveranciers vergelijken op basis van beschikbare informatie, maar kent niet alle omstandigheden. Controleer steeds zelf de betrouwbaarheid van de leverancier en de gemaakte afspraken voordat je deze toevoegt aan het ERP-pakket of een bestelling plaatst.
Prijsaanvraag handelsgoederen
Beste aankopers
We willen ons assortiment verder uitbreiden met <product/gamma>.
Voer daarom volgende stappen uit:
- Ga via de Bedrijvengids op zoek naar minstens 3 virtuele bedrijven die deze producten aanbieden.
- Vraag informatie op over prijzen, kortingen, levertermijnen en voorwaarden.
- Vergelijk de ontvangen offertes en informatie.
- Formuleer een voorstel voor een proefbestelling aan je verantwoordelijke.
AI-copiloot:
AI kan helpen om leveranciers te selecteren, prijsaanvragen op te stellen en ontvangen offertes objectief te vergelijken.
Prompt:
Je bent een ervaren aankoopmanager. Wij willen ons assortiment uitbreiden met het volgende product of de volgende productgroep: <product/gamma>. Ik bezorg je informatie over verschillende leveranciers of offertes. Analyseer de gegevens en vergelijk de leveranciers op basis van:
- aankoopprijs;
- eventuele kortingen;
- levertermijn;
- minimale bestelhoeveelheid;
- betalingsvoorwaarden;
- assortiment;
- eventuele extra voordelen of risico’s.
Geef het resultaat in een tabel met de volgende kolommen:
| Leverancier | Prijsniveau | Levertermijn | Voorwaarden | Sterke punten | Zwakke punten |
Geef daarna:
- Een rangschikking van de leveranciers van meest naar minst interessant.
- Een voorstel voor een proefbestelling.
- Een motivatie waarom deze leverancier(s) geschikt zijn.
- Eventuele aandachtspunten of risico’s.
- Een aanbeveling voor de hoeveelheid van de proefbestelling.
Let op:
AI kan leveranciers en offertes vergelijken op basis van de beschikbare informatie. Controleer steeds zelf de ontvangen prijzen, voorwaarden en levertermijnen voordat je een leverancier selecteert of een proefbestelling plaatst.
Proefbestelling handelsgoederen
Beste aankopers
Op basis van de ontvangen offertes willen we een nieuwe leverancier testen. Voer daarom volgende stappen uit:
- Plaats een proefbestelling van <aantal> exemplaren van <product>.
- Informeer de leverancier dat bij een succesvolle samenwerking toekomstige bestellingen kunnen volgen.
- Volg de bestelling actief op.
- Evalueer na ontvangst de samenwerking en rapporteer je bevindingen aan de verantwoordelijke.
AI-copiloot:
AI kan helpen om achteraf een objectieve evaluatie van de leverancier te maken.
Prompt:
Je bent een ervaren aankoopmanager. Wij hebben beslist om een proefbestelling te plaatsen bij een nieuwe leverancier:
- Leverancier: <naam leverancier>
- Product: <product>
- Hoeveelheid: <aantal>
- Ontvangen offerte: <informatie>
Ik stuur de reacties mee. Analyseer:
- snelheid van reactie;
- kwaliteit van de communicatie;
- naleving van afspraken;
- levertermijn;
- kwaliteit van de geleverde goederen;
- algemene tevredenheid.
Maak vervolgens een evaluatierapport met de volgende tabel:
| Evaluatiecriterium | Score (/10) | Opmerking |
|---|
Geef daarna:
- De sterke punten van de leverancier.
- De verbeterpunten.
- Een eindbeoordeling.
Let op:
AI kan helpen bij het opstellen van bestellingen en evaluaties, maar de beoordeling moet gebaseerd zijn op jullie eigen ervaringen en de daadwerkelijk geleverde prestaties van de leverancier. Controleer steeds zelf of de gemaakte afspraken correct werden nageleefd.
AI-rollenspelen voor aankopers
AI-copiloot:
AI kan helpen om een telefoongesprek voor te bereiden en te oefenen voordat je contact opneemt met de leverancier.
Voorbeeldprompt:
Je bent een leverancier van ons bedrijf. Ik wil een klacht telefonisch bespreken. De situatie is als volgt:
- Jullie hebben al twee keer goederen geleverd met beschadigde verpakking.
- De goederen zelf waren niet beschadigd.
- Onze magazijnier ervaart jullie chauffeur als onvriendelijk.
- Wij willen de samenwerking behouden en samen naar een oplossing zoeken.
Speel de rol van de leverancier. Voer met mij een realistisch telefoongesprek. Laat mij het gesprek leiden en reageer zoals een echte leverancier zou reageren.
- Verdedig je standpunt indien nodig.
- Stel vragen.
- Geef uitleg.
- Reageer professioneel.
- Maak het gesprek realistisch en niet te gemakkelijk.
Evalueer pas wanneer ik het gesprek afsluit. Geef daarna feedback over:
- mijn professionaliteit;
- mijn communicatiestijl;
- mijn argumentatie;
- mijn luistervaardigheden;
- mijn oplossingsgerichtheid;
Geef een score op 10 en minstens 3 concrete verbeterpunten.
Alternatieve rolenspelen:
- Onderhandelen over prijzen
- Levertermijnen bespreken
- Klachten behandelen
- Achterstallige leveringen opvolgen
- Kortingen vragen
- Nieuwe leveranciers contacteren
- Openstaande orderbevestigingen opvolgen
AI-basisprompt:
Speel de rol van <leverancier>. Ik ben aankoper. We oefenen een realistisch telefoongesprek rond <situatie>. Reageer zoals een echte gesprekspartner en geef pas feedback nadat ik het gesprek heb afgesloten.
Analyse & rapportage
Analyse overstock
Beste aankopers
Te veel voorraad neemt onnodig ruimte en middelen in beslag. Analyseer daarom regelmatig welke producten mogelijk overaangekocht zijn.
Onderzoek:
- Welke producten een opvallend hoge voorraad hebben ten opzichte van hun verkoop.
- Welke producten weinig of niet meer verkopen.
- Wat mogelijke oorzaken zijn van de overstock.
- Welke acties jullie kunnen ondernemen om de voorraad terug op een gezond niveau te brengen.
AI-copiloot
AI kan helpen om voorraad- en verkoopgegevens te combineren en producten met mogelijke overstock te identificeren.
Odoo-tip
Exporteer de relevante voorraad- en verkoopgegevens uit Odoo naar een spreadsheet en gebruik deze als basis voor je analyse.
Prompt
Je bent een ervaren voorraadanalist. Ik upload een spreadsheet met onze voorraad- en verkoopgegevens. Analyseer welke producten mogelijk overstock hebben. Vergelijk daarvoor de huidige voorraad met de historische verkoop en verkoopsnelheid.
Geef per product aan:
- huidige voorraad;
- gemiddelde verkoop;
- hoe lang we naar verwachting met de huidige voorraad verder kunnen;
- of er volgens de beschikbare gegevens sprake is van overstock;
- wat de mogelijke oorzaak is;
- welke actie je aanbeveelt.
Maak een duidelijk onderscheid tussen feiten uit de gegevens en mogelijke oorzaken die je zelf afleidt. Trek geen conclusies waarvoor onvoldoende gegevens beschikbaar zijn. Presenteer het resultaat in een tabel met de volgende kolommen:
| Product | Huidige voorraad | Gemiddelde verkoop | Geschatte voorraadduur | Overstock? | Mogelijke oorzaak | Aanbevolen actie |
Sluit af met de producten die volgens de analyse prioritair moeten worden opgevolgd en motiveer waarom.
Let op
Een hoge voorraad is niet automatisch overstock. Hou bijvoorbeeld rekening met verwachte verkoop, geplande acties of beurzen en seizoensinvloeden. AI doet een analyse op basis van de beschikbare gegevens, maar beslist niet in jouw plaats.
Opstellen aankoopoverzicht
Beste aankopers
Een goed aankoopbeleid begint met inzicht in wat er wordt aangekocht. Maak een overzicht van de aankopen van deze maand / het voorbije kwartaal en analyseer de belangrijkste cijfers en evoluties.
Onderzoek onder andere:
- Wat werd aangekocht?
- Voor welk totaalbedrag?
- Bij welke leveranciers?
- Welke producten of productgroepen vertegenwoordigen de grootste aankopen?
- Welke opvallende evoluties of afwijkingen zijn er?
AI-copiloot
AI kan grote hoeveelheden aankoopgegevens snel samenvatten, vergelijken en omzetten in een duidelijk managementoverzicht.
Odoo-tip
Exporteer vanuit Odoo de aankoopgegevens van de periode die je wilt onderzoeken naar een spreadsheet. Gebruik deze export als basis voor onderstaande prompt.
Prompt
Je bent een ervaren aankoopanalist. Ik upload een spreadsheet met onze aankoopgegevens van <periode>. Analyseer de gegevens en maak een overzichtelijk aankooprapport.
Breng minstens volgende informatie in kaart:
- totaal aankoopbedrag;
- aantal bestellingen;
- belangrijkste aangekochte producten of productgroepen;
- belangrijkste leveranciers;
- gemiddelde waarde per bestelling;
- opvallend grote of kleine aankopen;
- eventuele evoluties of patronen die zichtbaar zijn in de gegevens.
Gebruik alleen informatie die uit het bestand kan worden afgeleid. Vermeld duidelijk wanneer bepaalde informatie niet beschikbaar is. Presenteer eerst de belangrijkste cijfers in een overzichtelijke tabel. Geef daarna een korte managementsamenvatting met de belangrijkste vaststellingen en aandachtspunten voor de aankoopafdeling.
Let op
Controleer de analyse altijd aan de hand van de gegevens in Odoo. AI kan patronen en afwijkingen signaleren, maar een opvallend cijfer betekent niet automatisch dat er iets fout is.
Analyse & rapportage (interne samenwerking)
Afstemming met verkoop/marketing
Beste aankopers
Een goede aankoopplanning begint niet alleen bij historische verkoopcijfers. De verkoopafdeling weet welke acties gepland zijn, welke producten extra gepromoot worden en voor welke producten een hogere of lagere vraag wordt verwacht.
Overleg daarom regelmatig met verkoop en breng in kaart:
- Welke producten de komende periode extra verkocht zullen worden.
- Welke acties, promoties, campagnes of beurzen gepland zijn.
- Voor welke producten verkoop een stijgende of dalende vraag verwacht.
- Welke impact dit kan hebben op de benodigde voorraad.
- Welke producten aankoop prioritair moet opvolgen.
AI-copiloot
AI kan de verwachtingen van verkoop combineren met historische verkoop- en voorraadgegevens en helpen om aandachtspunten voor aankoop te bepalen.
Odoo-tip
Exporteer de relevante verkoop- en voorraadgegevens uit Odoo naar een spreadsheet. Vul deze gegevens aan met de verwachtingen en geplande acties van de verkoopafdeling.
Prompt
Je bent een ervaren aankoop- en verkoopanalist.
Ik geef je:
- een spreadsheet met historische verkoop- en voorraadgegevens;
- informatie van onze verkoopafdeling over verwachte verkopen, geplande acties, promoties, campagnes en/of beurzen.
Combineer beide informatiebronnen en analyseer welke impact de verwachtingen van verkoop kunnen hebben op onze voorraad.
Geef per relevant product aan:
- wat de historische verkoop aangeeft;
- wat verkoop voor de komende periode verwacht;
- of een stijging, daling of stabiele vraag wordt verwacht;
- welke impact dit kan hebben op de voorraad;
- welke actie of opvolging je aan de aankoopafdeling adviseert.
Presenteer het resultaat in een tabel met de volgende kolommen:
| Product | Historische verkoop | Verwachting verkoop | Verwachte evolutie | Impact op voorraad | Actie voor aankoop |
Maak duidelijk onderscheid tussen gegevens uit Odoo, verwachtingen van de verkoopafdeling en jouw analyse. Sluit af met de belangrijkste aandachtspunten die aankoop en verkoop tijdens hun volgende overleg moeten bespreken.
Let op
Een verkoopverwachting is geen zekerheid. Gebruik AI om informatie te combineren en risico’s zichtbaar te maken, maar stem belangrijke aankoopbeslissingen altijd af met de verkoopafdeling en controleer de actuele situatie in Odoo.
Aankoop verbruiksartikelen
Bestelling verbruiksartikelen
Beste aankopers
Voor het nieuwe koffiezetapparaat willen we koffiebonen aankopen. Voor de theedrinkers willen we ook een assortiment thee voorzien.
Onderzoek welke producten en leveranciers interessant zijn. Ik verwacht:
- Een prijsvergelijking met enkele argumenten.
- Een voorstel van welke producten jullie willen aankopen.
- Na goedkeuring plaats je de bestelling.
AI-copiloot
AI kan helpen om vooraf goede aankoopcriteria te bepalen en de ontvangen voorstellen objectief te vergelijken.
Prompt
Je bent een ervaren aankoper. Wij willen koffiebonen en een assortiment thee aankopen voor ons bedrijf. Help mij eerst bepalen waarop ik moet letten bij de keuze van producten en leveranciers. Stel mij eerst de vragen die je nodig hebt over bijvoorbeeld aantal medewerkers, verbruik, budget, kwaliteit, assortiment en andere wensen. Maak daarna een lijst met aankoopcriteria die ik kan gebruiken bij mijn zoektocht naar leveranciers.
Wanneer ik vervolgens prijzen, productinformatie of offertes van verschillende leveranciers bezorg, vergelijk je deze op basis van de afgesproken criteria. Presenteer de vergelijking in een overzichtelijke tabel en benoem de sterke en zwakke punten van elk voorstel. Gebruik uitsluitend de informatie die ik je geef en vermeld wanneer gegevens ontbreken.
Let op
Laat AI niet bepalen waar je bestelt. Controleer zelf de prijzen en voorwaarden en motiveer je voorstel aan je verantwoordelijke.
Bestelling wekelijkse catering
Beste aankopers
Het bedrijf <X> verzorgt onze catering. Vraag na of zij wekelijkse leveringen willen uitvoeren. Zo ja, dan is het jullie taak om wekelijks tijdig door te geven wat we precies nodig hebben. De rest van de opvolging is uiteraard ook voor jullie.
AI-copiloot
AI kan helpen om de wekelijkse bestelling te plannen, hoeveelheden te berekenen en het beschikbare budget te bewaken.
Prompt
Je bent verantwoordelijk voor de wekelijkse catering van ons bedrijf. Ik geef je:
- het aantal personen;
- het beschikbare budget;
- het assortiment en de prijzen van onze leverancier;
- eventuele voorkeuren, allergieën of dieetwensen;
- informatie over vorige bestellingen indien beschikbaar.
Stel op basis hiervan een wekelijkse bestelling voor. Bereken de benodigde hoeveelheden en totale kostprijs. Zorg voor voldoende variatie, hou rekening met de opgegeven voorkeuren en probeer voedselverspilling te beperken. Geef het resultaat in een overzichtelijke tabel met:
| Product | Aantal | Prijs per stuk | Totale prijs | Motivatie |
Vermeld duidelijk welke aannames je maakt.
Let op
Controleer altijd zelf aantallen, prijzen, dieetwensen en beschikbaarheid voordat je de bestelling doorgeeft.
Bestelling promotie beurzen
Beste aankopers
Zoek leveranciers voor het sinterklaasgeschenk dat we aan onze medewerkers willen geven. Vraag prijzen op en leg na overleg een voorstel voor. Denk ook aan verpakking, presentatie en eventueel extra snoepgoed.
AI-copiloot
AI kan helpen om binnen een bepaald budget verschillende geschenkconcepten uit te werken.
Prompt
Je bent verantwoordelijk voor de aankoop van een sinterklaasgeschenk voor onze medewerkers. Stel mij eerst de vragen die je nodig hebt om een goede briefing op te stellen. Denk onder andere aan:
- aantal medewerkers;
- budget per persoon of totaalbudget;
- soort geschenk;
- gewenste uitstraling;
- verpakking;
- eventuele extra’s;
- specifieke voorwaarden.
Werk daarna 3 verschillende geschenkconcepten uit op basis van de catalogi die je bezorg: een eenvoudige optie, een uitgebreidere optie en een origineel alternatief.
Geef per concept aan welke producten we nodig hebben en hoeveel budget we ongeveer per medewerker moeten voorzien. Geef ten slotte een checklist met informatie die we bij potentiële leveranciers moeten opvragen.
Let op
Gebruik de voorstellen van AI als inspiratie. Controleer zelf assortiment, prijzen, beschikbaarheid en levervoorwaarden bij de leverancier.
Bestelling sinterklaasgeschenk personeel
Beste aankopers
Zoek leveranciers voor het sinterklaasgeschenk dat we aan onze medewerkers willen geven. Vraag prijzen op en leg na overleg een voorstel voor. Denk ook aan verpakking, presentatie en eventueel extra snoepgoed.
AI-copiloot
AI kan helpen om binnen een bepaald budget verschillende geschenkconcepten uit te werken voordat je leveranciers contacteert.
Prompt
Je bent verantwoordelijk voor de aankoop van een sinterklaasgeschenk voor onze medewerkers. Stel mij eerst de vragen die je nodig hebt om een goede briefing op te stellen. Denk onder andere aan:
- aantal medewerkers;
- budget per persoon of totaalbudget;
- soort geschenk;
- gewenste uitstraling;
- verpakking;
- eventuele extra’s;
- specifieke voorwaarden.
Werk daarna 3 verschillende geschenkconcepten uit: een eenvoudige optie, een uitgebreidere optie en een origineel alternatief. Geef per concept aan welke producten we nodig hebben en hoeveel budget we ongeveer per medewerker moeten voorzien. Geef ten slotte een checklist met informatie die we bij potentiële leveranciers moeten opvragen.
Let op
Gebruik de voorstellen van AI als inspiratie. Controleer zelf assortiment, prijzen, beschikbaarheid en levervoorwaarden bij de leverancier.
Bestelling kerstfeest/ eindejaarsfeest personeel
Beste aankopers
Zoek leveranciers voor de cadeaus of relatiegeschenken die we tijdens het kerst- of eindejaarsfeest aan het personeel willen geven. Vraag prijzen op en leg na vergelijking een voorstel voor. Denk ook aan de verpakking en presentatie.
AI-copiloot
AI kan helpen om verschillende concepten uit te werken én de ontvangen voorstellen binnen het totale budget te vergelijken.
Prompt
Je bent een ervaren aankoper. Wij willen voor ons kerst-/eindejaarsfeest een geschenk voorzien voor onze medewerkers. Dit is onze briefing:
- Aantal medewerkers: <…>
- Budget: € <…>
- Gewenst type geschenk: <…>
- Gewenste uitstraling: <…>
- Eventuele voorwaarden: <…>
Bedenk verschillende mogelijkheden die binnen onze briefing passen. Wanneer ik daarna offertes of prijsinformatie van leveranciers upload, vergelijk je de voorstellen op:
- totale kostprijs;
- prijs per medewerker;
- inhoud;
- kwaliteit;
- verpakking/presentatie;
- levertermijn;
- voorwaarden.
Geef de resultaten in een tabel en vermeld ontbrekende informatie. Help mij vervolgens de voor- en nadelen van de verschillende opties te formuleren zodat ik zelf een voorstel kan voorleggen aan mijn verantwoordelijke.
Let op
AI helpt vergelijken, maar kiest niet in jouw plaats. Controleer de offertes en maak zelf de uiteindelijke afweging.
Bestelling teambuilding
Beste aankopers
Om de teamspirit te verhogen, organiseren we een teambuilding.
- Zoek in het netwerk naar ideeën voor een teambuilding.
- Werk verschillende voorstellen uit met datum, activiteit(en), locatie(s), budget, maaltijden en eventuele vrije momenten.
- Laat alle teamleden hun voorkeur uitbrengen.
- Het voorstel met de meeste stemmen wint.
- Doe vervolgens de nodige bestellingen en/of reservaties en volg deze op.
AI-copiloot
AI kan helpen om een goede briefing op te stellen, verschillende voorstellen te structureren en ontvangen offertes te vergelijken.
Prompt
Je bent een eventplanner en aankoper. Wij organiseren een teambuilding voor <aantal> personen met een totaalbudget van € <bedrag>. Onze belangrijkste wensen zijn:
<voeg wensen en voorwaarden toe>
Help mij eerst een checklist opstellen van alle zaken waarmee we rekening moeten houden bij het zoeken naar geschikte activiteiten en leveranciers. Ik verzamel vervolgens zelf verschillende voorstellen en bezorg ze aan jou.
Vergelijk deze voorstellen daarna op:
- activiteit;
- locatie;
- totale kostprijs;
- kostprijs per persoon;
- inbegrepen diensten;
- maaltijden;
- bereikbaarheid;
- beschikbare uren;
- reservatie- en annulatievoorwaarden;
- sterke en zwakke punten.
Presenteer de vergelijking objectief in een tabel zodat het team zelf een keuze kan maken.
Let op
Controleer prijzen, beschikbaarheid en reservatievoorwaarden altijd rechtstreeks bij de aanbieder voordat je reserveert.
Plannen broodjeslunch
Beste aankopers
We organiseren een broodjeslunch. Zoek in de Bedrijvengids Belgische broodjesleveranciers. Zorg ervoor dat er voor iedereen voldoende keuze is, hou rekening met eventuele voedingsvoorkeuren of allergieën en bewaak het beschikbare budget.
AI-copiloot
AI kan helpen om op basis van het aantal deelnemers, hun voorkeuren en het beschikbare assortiment een efficiënte bestelling samen te stellen.
Prompt
Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van een broodjeslunch. Ik geef je:
- het aantal deelnemers;
- hun keuzes en dieetwensen;
- het assortiment en de actuele prijzen van verschillende leveranciers;
- ons totale budget.
Stel een bestelling samen die voldoende is voor de groep zonder onnodig veel overschot te creëren. Hou rekening met vegetarische, veganistische, allergie- of andere opgegeven voedingsvereisten. Geef het resultaat in een tabel met:
| Product | Aantal | Voor wie/waarom | Prijs | Totaal |
Bereken de totale kostprijs en controleer of we binnen het budget blijven. Vermeld eventuele problemen of ontbrekende informatie voordat je een definitief voorstel doet.
Let op
Controleer dieetwensen en allergenen altijd zelf bij de betrokken personen én bij de leverancier. Vertrouw voor allergeneninformatie nooit uitsluitend op AI.
Leveranciersbeheer (algemeen – zonder AI)
Ontvangen catalogi/ promoties per mail bekijken ifv bedrijfsaankopen (HG & verbruik)
Beste aankopers
We ontvingen een nieuwe catalogus en/of promoties van <naam leverancier>. Controleer of de informatie van deze leverancier nog overeenstemt met de gegevens in ons ERP-pakket.
Ik verwacht dat jullie:
- De nieuwe catalogus opslaan in het elektronisch klassement en, indien van toepassing, de oude versie vervangen.
- Controleren of de artikelen die we bij deze leverancier aankopen nog steeds beschikbaar zijn.
- Per artikel de artikelcode, omschrijving, prijs, verpakkingseenheid en andere relevante gegevens controleren.
- Nagaan of er interessante nieuwe artikelen of promoties zijn voor ons bedrijf.
- De gegevens in het ERP-pakket aanpassen indien deze niet meer actueel zijn.
- Interessante nieuwe artikelen of promoties voorleggen aan jullie verantwoordelijke.
Zorg ervoor dat na jullie controle zowel het elektronisch klassement als de leveranciers- en artikelgegevens in het ERP-pakket up-to-date zijn.
Gamma & voorwaarden leveranciers up to date houden op basis van meest recente catalogus
Beste aankopers
We willen ervoor zorgen dat de informatie over onze leveranciers steeds actueel is. Controleer daarom de gegevens van <naam leverancier(s)>.
Ik verwacht dat jullie:
- Nagaan of we beschikken over een recente catalogus, prijslijst of link naar de webshop.
- Indien dit niet het geval is, contact opnemen met de leverancier en de meest recente informatie opvragen.
- Controleren of de artikelen die in ons ERP-pakket aan deze leverancier gekoppeld zijn nog steeds beschikbaar zijn.
- De actuele prijzen, kortingen, verpakkingseenheden, levertermijnen, betalingsvoorwaarden en eventuele andere aankoopvoorwaarden controleren.
- Nagaan of het assortiment interessante nieuwe producten bevat.
- Verouderde gegevens in het ERP-pakket actualiseren.
Meld belangrijke prijswijzigingen, gewijzigde voorwaarden of interessante nieuwe producten aan jullie verantwoordelijke.
(Tijdelijke) sluiting firma leverancier
Beste aankopers
Onze leverancier <naam leverancier> is <tijdelijk/permanent> niet beschikbaar. We moeten daarom een alternatieve leverancier zoeken voor <artikel/productgroep>.
Ik verwacht dat jullie:
- In de Bedrijvengids op zoek gaan naar minstens <aantal> potentiële leveranciers.
- Controleren of zij het gewenste artikel of een geschikt alternatief aanbieden.
- Indien onvoldoende informatie beschikbaar is, contact opnemen en een actuele catalogus, prijslijst of link naar hun webshop opvragen.
- Informatie verzamelen over prijzen, kortingen, minimale bestelhoeveelheden, levertermijnen, betalingsvoorwaarden en eventuele bijkomende kosten.
- De mogelijke leveranciers vergelijken.
- Een gemotiveerd voorstel voor een nieuwe leverancier voorleggen aan jullie verantwoordelijke.
Plaats pas een bestelling nadat jullie voorstel werd goedgekeurd.
Extra taken (zonder AI)
Klassement behandelen
Beste aankopers
Controleer het elektronisch klassement van jullie afdeling. Ik verwacht dat jullie:
- Controleren of alle documenten correct geklasseerd zijn.
- Nagaan of dossiers volledig en actueel zijn.
- Verouderde of overbodige documenten opruimen waar dit is toegestaan.
- Onvolledige dossiers aanvullen.
- Ervoor zorgen dat documenten gemakkelijk terug te vinden zijn.
Besteed extra aandacht aan: <dossiers/documenten die prioritair gecontroleerd moeten worden>. Zorg ervoor dat het elektronisch klassement na jullie controle volledig en overzichtelijk is.
Samenwerkingsovereenkomst tussen virtuele bedrijven
Beste aankopers
We hebben een samenwerkingsovereenkomst met het virtueel bedrijf <naam virtueel bedrijf>. Volgens deze overeenkomst engageren we ons om <aantal> keer per jaar/maand> een bestelling te plaatsen voor een minimumbedrag van <bedrag> EUR.
Ik verwacht dat jullie:
- De samenwerkingsovereenkomst opnieuw doornemen en de gemaakte afspraken controleren.
- Nagaan welke bestellingen we binnen deze overeenkomst al geplaatst hebben.
- Controleren of we onze afspraken voor de huidige periode naleven.
- Indien nodig een nieuwe bestelling plaatsen bij <naam virtueel bedrijf> voor een bedrag van minstens <bedrag> EUR.
- De bestelling verder opvolgen volgens onze gebruikelijke aankoopprocedure.
Hou bij jullie bestelling rekening met onze actuele behoeften en bestel geen artikelen uitsluitend om het afgesproken minimumbedrag te bereiken.
Verlenging Samenwerkingsovereenkomst
Beste aankopers
Onze samenwerkingsovereenkomst met het virtueel bedrijf <naam virtueel bedrijf> loopt binnenkort af. Neem contact op met het bedrijf en bespreek een verlenging van de samenwerking.
Dit zijn onze uitgangspunten voor de nieuwe overeenkomst:
- Startdatum: <datum>
- Duur: <duur>
- Wederzijdse aankoop: <aantal> bestelling(en) per maand/jaar
- Richtbedrag per bestelling: <bedrag> EUR
Bespreek daarnaast minstens volgende punten:
- transportregeling en eventuele transportkosten;
- administratie- en/of verpakkingskosten;
- betalingsvoorwaarden;
- eventuele kortingen of andere commerciële voorwaarden;
- afspraken rond bestellingen en leveringen.
Onderhandel waar mogelijk over gunstige voorwaarden voor beide virtuele bedrijven. Zijn jullie tot een akkoord gekomen? Vraag dan om de gemaakte afspraken in een nieuwe samenwerkingsovereenkomst op te nemen. Controleer het ontvangen contract zorgvuldig voordat jullie het ter ondertekening voorleggen aan jullie verantwoordelijke.
Extra taken
Checken van taken voor de beurs
Beste aankopers
Binnenkort nemen we deel aan <naam beurs>. Gebruik de poster met de taken voor de beurs als checklist en controleer of alle taken van de aankoopafdeling tijdig uitgevoerd zijn.
Ik verwacht dat jullie:
- Alle taken op de poster overlopen.
- Controleren welke taken al volledig afgewerkt zijn.
- Nagaan welke taken nog uitgevoerd of opgevolgd moeten worden.
- Openstaande taken onderling verdelen en tijdig afwerken.
- Controleren of de nodige voorraad voor de beurs beschikbaar is.
- Eventuele problemen of tekorten onmiddellijk melden aan jullie verantwoordelijke.
Zorg ervoor dat alle aankooptaken vóór <datum> afgewerkt zijn.
Voorraad stock ifv sluiting geef door aan Marketing
Beste aankopers
We halen <artikel(en)/productgroep> uit ons assortiment. Controleer hoeveel voorraad hiervan nog beschikbaar is. We willen vermijden dat we na de stopzetting met onnodige restvoorraad blijven zitten.
Ik verwacht dat jullie:
- In het ERP-pakket controleren hoeveel voorraad nog beschikbaar is.
- Nagaan of er nog openstaande bestellingen voor deze artikelen zijn.
- Ervoor zorgen dat er geen nieuwe voorraad meer wordt aangekocht.
- Een overzicht van de resterende artikelen en aantallen bezorgen aan de marketingafdeling.
- Met Marketing afstemmen welke promotie, actie of stockverkoop kan worden opgezet om de resterende voorraad af te bouwen.
- De evolutie van de voorraad opvolgen tot de artikelen volledig uitverkocht zijn.
Breng jullie verantwoordelijke op de hoogte wanneer de voorraad volledig is afgebouwd of wanneer blijkt dat bijkomende acties nodig zijn.