Toolbox – Boekhouding

Beste boekhouders

Vooraleer jullie met de boekhouding starten, heeft een nieuw virtueel bedrijf een startkapitaal nodig. Stel daarom een financieel plan op en zorg daarna voor de correcte verwerking van het ontvangen startbedrag.

1. Download het financieel plan via COFEBA – Financieel plan.
2. Vul het rekenblad zo nauwkeurig en realistisch mogelijk in.
3. Laat het financieel plan controleren door de trainer.
4. Mail de gecontroleerde versie naar cofeba@cofep.be.
5. Controleer of het toegekende startkapitaal op de rekening staat.
6. Verwerk het beginsaldo correct in Odoo.

🎬 Bekijk de Odoo-video: 1 Algemeen – Instellingen & gegevens importeren op onze Odoo-pagina

Let op: Werk met realistische bedragen en laat het financieel plan altijd reviseren vóór je het indient.

Beste boekhouders

Een aantal boekhoudkundige en fiscale taken moet vóór een bepaalde datum uitgevoerd worden. Breng deze deadlines in kaart en neem ze op in de Google Agenda van het virtueel bedrijf.

1. Maak een overzicht van de terugkerende boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
2. Controleer voor elke verplichting wanneer ze moet worden uitgevoerd of ingediend.
3. Voeg de deadlines toe aan de Google Agenda.
4. Stel tijdig een herinnering in, zodat er voldoende tijd is om de taak voor te bereiden.
5. Pas de agenda aan wanneer een deadline of frequentie wijzigt.

Let op: Neem deadlines niet over op basis van veronderstellingen. Controleer steeds de actuele COFEP-informatie.

Beste boekhouders

Een goede boekhouding begint met een overzichtelijke administratie. Maak een logisch elektronisch klassement aan zodat documenten snel kunnen worden teruggevonden en als bewijsstuk beschikbaar blijven.

1. Bekijk welke soorten documenten jullie virtueel bedrijf verwerkt.
2. Maak een duidelijke structuur met hoofd- en submappen.
3. Spreek een vaste manier af om bestanden te benoemen.
4. Zorg ervoor dat documenten op één logische plaats worden bewaard.
5. Controleer regelmatig of het klassement correct wordt gebruikt.

AI-copiloot: AI kan helpen om een eerste voorstel voor een efficiënte mappenstructuur uit te werken.

Prompt: Je bent een administratief expert. Wij willen een elektronisch klassement opzetten voor een virtueel bedrijf. Stel een overzichtelijke structuur voor voor aankoopfacturen, verkoopfacturen, bankdocumenten, bestelbonnen, orderbevestigingen, leveringsbonnen, contracten, fiscale documenten, personeelsdocumenten en algemene administratie. Geef hoofd- en submappen en stel een eenvoudige, consequente naamgeving voor bestanden voor. Leg kort uit waarom de structuur efficiënt is.

Let op: AI kan een voorstel doen, maar de gekozen structuur moet aansluiten bij de afspraken binnen jullie virtueel bedrijf.

Beste boekhouders

COFEBA voorziet subsidies waarmee virtuele bedrijven voor bepaalde activiteiten financiële ondersteuning kunnen aanvragen. Onderzoek welke mogelijkheden relevant zijn voor jullie virtueel bedrijf.

1. Raadpleeg het actuele overzicht via COFEP-subsidies.
2. Bekijk voor welke subsidies jullie virtueel bedrijf mogelijk in aanmerking komt.
3. Controleer de voorwaarden, bedragen en eventuele deadlines.
4. Bespreek interessante mogelijkheden met de trainer en de betrokken afdeling.
5. Bereid, indien relevant, de aanvraag voor volgens de instructies van COFEBA.

Let op: Baseer je aanvraag uitsluitend op de actuele informatie van COFEBA.

Beste boekhouders

Aankoopfacturen moeten correct gecontroleerd, geboekt én tijdig betaald worden.

1. Verzamel de ontvangen aankoopfacturen.
2. Controleer of de factuur overeenstemt met bestelling, orderbevestiging en levering.
3. Controleer leverancier, bedragen, btw, betalingsvoorwaarden en eventuele kortingen.
4. Boek de gecontroleerde factuur in Odoo.
5. Bewaar het document in het elektronisch klassement.
6. Betaal de factuur tijdig via de Basic Bank en geef de bankopdracht vrij.
7. Verwerk nadien de betaling en punt de openstaande post af.

AI-copiloot: AI kan helpen om een aankoopfactuur met de beschikbare bestel- en leveringsdocumenten te vergelijken.

Prompt: Je bent een nauwkeurige boekhoudmedewerker. Ik bezorg je een aankoopfactuur en, indien beschikbaar, de bestelbon, orderbevestiging en leveringsbon. Vergelijk uitsluitend de aangeleverde documenten. Controleer leverancier, producten, hoeveelheden, prijzen, kortingen, btw, bijkomende kosten, totaalbedrag en betalingsvoorwaarden. Geef een tabel met: Controlepunt | Factuur | Andere documenten | Verschil of aandachtspunt. Benoem ontbrekende informatie. Verzin geen gegevens.

Let op: Boek en betaal een factuur pas nadat je zelf hebt nagekeken of de gegevens correct zijn.

Beste boekhouders

Ook terugkerende kosten zoals water, elektriciteit, gas, telefoon en internet moeten correct en tijdig verwerkt worden.

1. Verzamel de periodieke facturen in de voorziene Google Drive-map.
2. Controleer factuurgegevens, periode, bedragen, btw en vervaldatum.
3. Ga na of de kost logisch is ten opzichte van eerdere facturen.
4. Boek de factuur in Odoo.
5. Betaal ze tijdig via de Basic Bank en geef de bankopdracht vrij.
6. Verwerk de betaling en punt de openstaande post af.

AI-copiloot: AI kan periodieke facturen over verschillende maanden vergelijken en opvallende afwijkingen signaleren.

Let op: Een afwijking is niet automatisch een fout. Controleer altijd de oorspronkelijke factuur.

Beste boekhouders

Een correcte boekhouding vraagt regelmatig controle.

1. Controleer of relevante kosten correct analytisch zijn toegewezen.
2. Controleer openstaande leveranciersposten en punt betalingen correct af.
3. Bekijk de wachtrekeningen en onderzoek welke bedragen nog niet definitief verwerkt zijn.
4. Zoek voor elke onduidelijke verrichting het bijbehorende bewijsstuk.
5. Corrigeer fouten volgens de afspraken of bespreek ze met de trainer.
6. Controleer opnieuw of de betrokken posten in orde zijn.

Let op: Boek bedragen op een wachtrekening niet zomaar weg om het saldo op nul te krijgen. Zoek eerst uit waarop de verrichting betrekking heeft.

Beste boekhouders

Analyseer de aankoop- en leveranciershistoriek en bezorg relevante inzichten aan Aankoop.

1. Exporteer relevante aankoop- en leveranciersgegevens uit Odoo.
2. Bekijk de evolutie van de aankopen over verschillende periodes.
3. Ga na bij welke leveranciers het meest wordt aangekocht.
4. Onderzoek opvallende stijgingen, dalingen of concentraties.
5. Maak relevante tabellen en/of grafieken.
6. Bespreek de belangrijkste vaststellingen met Aankoop.

AI-copiloot: AI kan helpen om een export te analyseren en patronen te herkennen.

Prompt: Je bent financieel analist. Ik upload aankoop- en leveranciersgegevens. Analyseer uitsluitend het bestand. Onderzoek de evolutie van aankopen, grootste leveranciers, verdeling van uitgaven en opvallende stijgingen of dalingen. Maak onderscheid tussen feiten en mogelijke verklaringen. Formuleer maximaal 5 punten voor overleg met Aankoop.

Let op: Een financieel patroon verklaart niet automatisch waarom iets gebeurt.

Beste boekhouders

Verkoopfacturen en ontvangen betalingen moeten correct verwerkt worden zodat duidelijk blijft welke klanten nog moeten betalen.

1. Controleer of de verkoopfacturen correct zijn opgesteld en geboekt.
2. Zorg dat de facturen raadpleegbaar zijn.
3. Verwerk de bankverrichtingen via de beschikbare bankgegevens of CODA-bestanden.
4. Koppel ontvangen betalingen aan de juiste verkoopfacturen.
5. Punt volledig betaalde facturen af.
6. Onderzoek verschillen bij te weinig, te veel of onduidelijk betaalde bedragen.

Let op: Punt een factuur alleen af wanneer je zeker bent dat de betaling bij de juiste klant en factuur hoort.

Beste boekhouders

Verwerk de bankverrichtingen regelmatig zodat de financiële situatie actueel blijft.

1. Verwerk beschikbare CODA-bestanden of bankafschriften.
2. Controleer welke ontvangsten en uitgaven nog niet aan een document gekoppeld zijn.
3. Punt correct betaalde facturen af.
4. Onderzoek onbekende of afwijkende verrichtingen.
5. Controleer welke klanten- en leveranciersposten nog openstaan.

Let op: Koppel een betaling nooit op basis van alleen een gelijk bedrag. Controleer ook klant of leverancier, mededeling en documenten.

Beste boekhouders

Openstaande klantenfacturen moeten actief opgevolgd worden.

1. Maak in Odoo een actueel overzicht van vervallen en nog niet vervallen klantenfacturen.
2. Controleer of betalingen correct verwerkt zijn.
3. Bepaal welke klanten moeten worden opgevolgd.
4. Controleer eerdere herinneringen en contacten.
5. Stuur waar nodig een professionele betalingsherinnering of aanmaning.
6. Registreer de opvolging en controleer later opnieuw.
7. Start indien nodig de procedure voor een incassodossier.

AI-copiloot: AI kan helpen om een gepaste betalingsherinnering op te stellen.

Prompt: Je bent medewerker debiteurenbeheer. Ik geef je gegevens van een openstaande klantenfactuur en eventueel eerdere herinneringen. Stel een korte, professionele betalingsherinnering op. Gebruik uitsluitend mijn gegevens. Pas de toon aan de fase van de opvolging aan. Verzin geen betalingsdatum, factuurnummer, bedrag, afspraken of contacten.

Let op: Controleer vóór verzending altijd opnieuw of de factuur werkelijk nog openstaat.

Beste boekhouders

Wanneer een klant ondanks de voorziene opvolging niet betaalt, kan een incassodossier worden voorbereid.

1. Controleer of de factuur nog openstaat.
2. Verzamel de factuur, bewijsstukken en correspondentie.
3. Controleer welke herinneringen of aanmaningen al verstuurd zijn.
4. Raadpleeg de actuele instructies van COFEP Incasso.
5. Stel het dossier volledig samen.
6. Laat het indien nodig controleren door de trainer.
7. Dien het dossier in en volg de communicatie op.

Let op: Controleer vóór indiening of betalingen of recente afspraken geen wijziging hebben gebracht.

Beste boekhouders

Analyseer de verkoop- en klantenhistoriek om Verkoop een financieel onderbouwd beeld te geven.

1. Exporteer relevante verkoop- en klantgegevens uit Odoo.
2. Bekijk de evolutie van de omzet.
3. Ga na welke klanten financieel het belangrijkst zijn.
4. Bekijk bestelfrequentie en laatste bestelling.
5. Onderzoek opvallende veranderingen.
6. Maak tabellen en/of grafieken.
7. Bespreek de belangrijkste inzichten met Verkoop.

AI-copiloot: AI kan helpen om verkoop- en klantgegevens te analyseren.

Prompt: Je bent financieel analist. Analyseer uitsluitend de aangeleverde verkoop- en klantgegevens. Onderzoek omzetontwikkeling, belangrijke klanten, bestelfrequentie en opvallende stijgingen of dalingen. Maak onderscheid tussen feiten en mogelijke verklaringen. Formuleer maximaal 5 bespreekpunten voor Verkoop.

Let op: Trek geen conclusies over waarom een klant meer of minder bestelt wanneer de gegevens dat niet aantonen.

Beste boekhouders

COFESOC bezorgt informatie en documenten voor de personeelsadministratie.

1. Controleer de mailbox op communicatie van COFESOC.
2. Lees de ontvangen informatie en documenten zorgvuldig.
3. Bepaal welke acties moeten worden uitgevoerd en tegen wanneer.
4. Verwerk relevante documenten in personeels- en boekhoudadministratie.
5. Bewaar ze in het juiste elektronische klassement.

Let op: Gebruik de informatie die COFESOC daadwerkelijk heeft bezorgd en controleer bedragen, begunstigden en deadlines.

Beste boekhouders

Maandelijks ontvangen jullie via COFESOC de nodige informatie voor de loonverwerking.

1. Controleer de ontvangen looninformatie en loonfiches.
2. Verwerk de loonkosten correct in de boekhouding.
3. Stort het nettoloon volgens de afspraken.
4. Schrijf de RSZ-bijdragen over naar BE19 8691 0008 7112.
5. Schrijf de bedrijfsvoorheffing over naar BE30 8691 0008 7011.
6. Betaal de factuur van COFESOC voor de dienstverlening.
7. Controleer of alle betalingen en boekingen correct verwerkt zijn.

Let op: Neem bedragen altijd over uit de actuele documenten van COFESOC.

Beste boekhouders

Afwezigheden kunnen gevolgen hebben voor de personeelsadministratie.

1. Verzamel de geregistreerde afwezigheden voor de betrokken periode.
2. Controleer of de gegevens volledig zijn.
3. Verwerk de afwezigheden volgens de voorziene COFESOC-werkwijze.
4. Controleer of de informatie correct is meegenomen in de personeelsdocumenten.
5. Bewaar de relevante documenten.

Let op: Werk uitsluitend met geregistreerde afwezigheden en de instructies van COFESOC.

Beste boekhouders

Analyseer hoe de personeelskosten evolueren en welk aandeel ze in de totale kosten innemen.

1. Verzamel de personeelskosten voor de gekozen periode.
2. Splits ze op in relevante categorieën indien mogelijk.
3. Vergelijk verschillende periodes.
4. Bereken het aandeel in de totale kosten.
5. Onderzoek opvallende veranderingen.
6. Vat de belangrijkste vaststellingen samen voor het management.

AI-copiloot: AI kan helpen om personeelskosten te analyseren en evoluties zichtbaar te maken.

Prompt: Je bent financieel analist. Analyseer uitsluitend de beschikbare personeelskosten. Vergelijk per periode en kostencategorie indien mogelijk. Bereken absolute en procentuele verschillen en het aandeel in de totale kosten wanneer voldoende gegevens beschikbaar zijn. Signaleer evoluties, maar verzin geen oorzaken. Sluit af met een korte managementsamenvatting.

Let op: Een stijging of daling vertelt niet automatisch waarom personeelskosten veranderen.

Beste boekhouders

Het virtueel bedrijf moet de btw-aangifte volgens de voorziene frequentie en binnen de geldende COFEP-termijn indienen.

1. Zorg dat alle relevante aankoop- en verkoopfacturen verwerkt zijn.
2. Controleer of de boekhouding voor de periode volledig is.
3. Bereid de btw-aangifte voor vanuit de boekhouding.
4. Raadpleeg COFEFISC – Btw-aangifte.
5. Dien ook een nihilaangifte in wanneer dat volgens de COFEP-procedure vereist is.
6. Betaal een eventueel verschuldigd bedrag volgens de instructies van COFEFISC.
7. Bewaar het bewijs van aangifte en betaling.

Let op: Gebruik de boekhouding en actuele COFEFISC-instructies. Laat AI geen btw-bedragen verzinnen.

Beste boekhouders

De jaarlijkse klantenlisting moet tijdig en op basis van correcte gegevens worden ingediend.

1. Controleer of de verkoopboekhouding volledig is.
2. Raadpleeg COFEFISC – Klantenlisting.
3. Verzamel de vereiste klantgegevens.
4. Vul het voorziene formulier zorgvuldig in.
5. Controleer de gegevens.
6. Dien de listing binnen de voorziene termijn in.
7. Bewaar een bewijs van indiening.

Let op: Controleer de actuele COFEFISC-instructies en deadline vóór indiening.

Beste boekhouders

Na afloop van het boekjaar moet de aangifte voor de vennootschapsbelasting volgens de COFEFISC-procedure worden voorbereid.

1. Controleer of het boekjaar volledig verwerkt is.
2. Raadpleeg COFEFISC – Vennootschapsbelasting.
3. Verzamel de nodige financiële gegevens.
4. Bereid de aangifte voor of schakel een virtueel boekhoudkantoor in.
5. Controleer de aangifte vóór indiening.
6. Dien ze binnen de voorziene termijn in.
7. Betaal volgens de instructies van COFEFISC en bewaar bewijsstukken.

Let op: Gebruik de afgesloten boekhouding en actuele COFEFISC-instructies. Gebruik geen door AI geschatte fiscale bedragen.

Beste boekhouders

Een boekjaar kan pas correct worden afgesloten wanneer de boekhouding volledig gecontroleerd is.

1. Controleer of alle aankoop- en verkoopfacturen geboekt zijn.
2. Controleer bankverrichtingen en openstaande posten.
3. Controleer wachtrekeningen en andere nog te onderzoeken posten.
4. Voer de nodige afsluitcontroles uit.
5. Sluit het boekjaar af volgens de werkwijze van het gebruikte boekhoudpakket.
6. Start het nieuwe boekjaar.
7. Maak de jaarrekening op of werk samen met een virtueel boekhoudkantoor.
8. Leg de jaarrekening neer binnen de voorziene termijn.
9. Bewaar alle afsluit- en neerleggingsdocumenten.

Let op: Sluit een boekjaar niet af zolang er nog onverklaarde of niet-verwerkte verrichtingen zijn.

Beste boekhouders

Gebruik de volledige boekhoudhistoriek om een globaal beeld te krijgen van de financiële en commerciële evolutie.

1. Exporteer gegevens over aankopen, verkopen, klanten en leveranciers.
2. Vergelijk verschillende periodes.
3. Onderzoek belangrijke evoluties in omzet en aankopen.
4. Bekijk welke klanten en leveranciers het grootste aandeel vertegenwoordigen.
5. Maak relevante tabellen en grafieken.
6. Vat de belangrijkste vaststellingen samen.
7. Bespreek relevante inzichten met Verkoop, Aankoop en management.

AI-copiloot: AI kan grotere datasets analyseren en belangrijke evoluties samenvatten.

Prompt: Je bent financieel analist. Analyseer uitsluitend de aangeleverde historische gegevens. Vergelijk periodes, identificeer belangrijke evoluties en bereken relevante verschillen en aandelen waar voldoende gegevens beschikbaar zijn. Maak onderscheid tussen feiten en mogelijke verklaringen. Sluit af met maximaal 5 bespreekpunten voor het management.

Let op: Beschouw mogelijke verklaringen van AI niet als bewezen oorzaken.

Beste boekhouders

Winst betekent niet automatisch dat er op elk moment voldoende geld beschikbaar is. Onderzoek of het virtueel bedrijf zijn komende betalingen kan uitvoeren.

1. Controleer het actuele banksaldo.
2. Breng verwachte ontvangsten en geplande betalingen in kaart.
3. Hou rekening met vervaldata.
4. Bereken het verwachte beschikbare saldo doorheen de periode.
5. Signaleer momenten waarop mogelijk onvoldoende geld beschikbaar is.
6. Bespreek tijdig mogelijke acties met het management.

AI-copiloot: AI kan helpen om een cashflowoverzicht op te stellen.

Prompt: Je bent financieel analist. Ik upload ons huidige banksaldo, verwachte ontvangsten en geplande betalingen. Maak uitsluitend op basis daarvan een cashflowprognose. Orden volgens datum en bereken het verwachte saldo. Signaleer lage of negatieve saldi en de grootste beïnvloedende posten. Benoem ontbrekende informatie. Verzin geen toekomstige inkomsten of uitgaven.

Let op: Werk de prognose bij wanneer betalingen of ontvangsten wijzigen.

Beste boekhouders

Onderzoek waar het geld vandaan komt en waaraan het wordt besteed.

1. Exporteer inkomsten en uitgaven voor de gekozen periode.
2. Deel ze op in relevante categorieën.
3. Bereken totalen en aandelen.
4. Vergelijk indien mogelijk met een vorige periode.
5. Onderzoek opvallende stijgingen en dalingen.
6. Vat de belangrijkste inzichten samen.

AI-copiloot: AI kan financiële gegevens groeperen, vergelijken en samenvatten.

Prompt: Je bent financieel analist. Analyseer uitsluitend het aangeleverde bestand met inkomsten en uitgaven. Groepeer gegevens in relevante categorieën wanneer de omschrijvingen dit toelaten. Bereken totalen, aandelen en verschillen. Identificeer belangrijkste inkomstenbronnen, uitgaven en opvallende veranderingen. Verzin geen oorzaken. Sluit af met maximaal 5 aandachtspunten.

Let op: Controleer of de gekozen categorieën boekhoudkundig en inhoudelijk logisch zijn.

Beste boekhouders

Controleer regelmatig of het virtueel bedrijf winst of verlies maakt en welke posten het resultaat beïnvloeden.

1. Neem opbrengsten en kosten van de gekozen periode.
2. Controleer of de periode volledig verwerkt is.
3. Bepaal het resultaat.
4. Vergelijk met eerdere periodes of budget indien beschikbaar.
5. Onderzoek welke opbrengsten en kosten de grootste invloed hebben.
6. Rapporteer de belangrijkste vaststellingen.

AI-copiloot: AI kan helpen om het resultaat te analyseren.

Prompt: Je bent financieel analist. Analyseer uitsluitend de beschikbare financiële gegevens. Vergelijk opbrengsten, kosten en resultaat met andere beschikbare periodes of het budget. Identificeer welke posten de grootste invloed hebben op veranderingen. Maak onderscheid tussen vaststellingen en mogelijke verklaringen. Sluit af met een korte managementsamenvatting.

Let op: Een onvolledige boekhouding geeft een vertekend resultaat.

Beste boekhouders

Breng de grootste kostenposten in kaart en onderzoek hoe ze evolueren.

1. Exporteer de kosten voor de gekozen periode.
2. Groepeer ze per relevante kostencategorie.
3. Rangschik categorieën volgens totaalbedrag.
4. Bereken hun aandeel in de totale kosten.
5. Vergelijk met eerdere periodes indien beschikbaar.
6. Bespreek opvallende evoluties.

AI-copiloot: AI kan kosten rangschikken, aandelen berekenen en afwijkingen signaleren.

Prompt: Je bent financieel analist. Analyseer uitsluitend het aangeleverde kostenoverzicht. Rangschik kostencategorieën, bereken hun aandeel en vergelijk periodes. Benoem grootste absolute en procentuele veranderingen. Geef geen besparingsadvies zonder voldoende context.

Let op: Een grote kost is niet automatisch een overbodige kost.

Beste boekhouders

Vergelijk de omzet over verschillende periodes.

1. Kies de periodes.
2. Exporteer de omzetgegevens uit Odoo.
3. Controleer of de periodes vergelijkbaar en volledig zijn.
4. Bereken het absolute en procentuele verschil.
5. Splits indien relevant op per productgroep, klant of verkoopkanaal.
6. Maak een duidelijke tabel en/of grafiek.
7. Bespreek opvallende verschillen met Verkoop.

AI-copiloot: AI kan omzetgegevens vergelijken.

Prompt: Je bent financieel analist. Vergelijk uitsluitend de aangeleverde omzetgegevens. Bereken per periode de omzet en waar mogelijk absolute en procentuele verschillen. Analyseer verdere uitsplitsingen alleen wanneer ze in het bestand aanwezig zijn. Maak onderscheid tussen cijfers en mogelijke oorzaken.

Let op: Hou rekening met de lengte en volledigheid van de periodes.

Beste boekhouders

Vergelijk regelmatig het goedgekeurde budget met de werkelijke resultaten.

1. Neem het goedgekeurde budget.
2. Verzamel de werkelijke cijfers voor dezelfde periode.
3. Vergelijk per relevante categorie.
4. Bereken afwijkingen in bedrag en percentage.
5. Onderzoek de belangrijkste afwijkingen.
6. Werk indien gevraagd een geactualiseerde prognose uit.
7. Rapporteer aandachtspunten aan het management.

AI-copiloot: AI kan budget en realisatie systematisch vergelijken.

Prompt: Je bent controller. Ik upload budget en werkelijke resultaten. Vergelijk uitsluitend overeenkomstige periodes en categorieën. Maak een tabel: Categorie | Budget | Werkelijk | Afwijking bedrag | Afwijking %. Identificeer de belangrijkste afwijkingen, geef aan wat niet vergelijkbaar is en verzin geen oorzaken. Sluit af met maximaal 5 onderzoekspunten.

Let op: Een afwijking is niet automatisch positief of negatief. Onderzoek de context.

Beste boekhouders

Boekhouding en Aankoop moeten samen bewaken dat leveranciers tijdig en correct betaald worden.

1. Maak een actueel overzicht van openstaande leveranciersfacturen.
2. Controleer vervaldata en betalingen.
3. Selecteer dossiers waarvoor actie van Aankoop nodig is.
4. Bespreek ontbrekende documenten, betwiste facturen, leveringsproblemen of naderende vervaldata.
5. Leg afspraken en verantwoordelijken vast.
6. Volg de acties op.

Let op: Betaal een betwiste of onduidelijke factuur niet enkel omdat de vervaldatum nadert.

Beste boekhouders

Bij openstaande klantenfacturen is afstemming met Verkoop belangrijk.

1. Maak een overzicht van vervallen klantenfacturen.
2. Controleer welke herinneringen al verstuurd zijn.
3. Selecteer dossiers waarvoor overleg nodig is.
4. Vraag naar recente commerciële contacten, klachten of betalingsafspraken.
5. Bepaal samen de volgende stap.
6. Registreer de afspraak en volg het dossier op.

Let op: Controleer de actuele boekhouding zodat reeds ontvangen betalingen niet opnieuw worden opgevolgd.

Beste boekhouders

Bereid een kort en onderbouwd budgetoverleg voor.

1. Werk de vergelijking tussen budget en werkelijke cijfers bij.
2. Selecteer de belangrijkste afwijkingen.
3. Bereid verklaringen voor wanneer die uit de informatie blijken.
4. Breng financiële risico’s en aandachtspunten in kaart.
5. Bereid beslispunten voor.
6. Presenteer de cijfers overzichtelijk.
7. Noteer beslissingen en verwerk ze in de opvolging.

AI-copiloot: AI kan een financiële analyse omzetten in een korte managementsamenvatting.

Prompt: Je bent controller. Ik bezorg je onze budgetanalyse. Maak uitsluitend op basis daarvan een voorbereiding met: financiële stand van zaken; 3 tot 5 belangrijkste afwijkingen; risico’s of aandachtspunten die uit de gegevens blijken; vragen of beslispunten voor het management. Maak geen verklaringen of voorspellingen die niet ondersteund worden.

Let op: Jullie bepalen zelf welke informatie relevant is voor het management.

Beste boekhouders

Een promotie kan de omzet verhogen, maar tegelijk de marge beïnvloeden. Onderzoek het financiële effect.

1. Bepaal de promotie en periode.
2. Verzamel verkoopvolumes, verkoopprijzen en relevante aankoopprijzen of kostgegevens.
3. Vergelijk met een relevante referentieperiode indien beschikbaar.
4. Bereken het effect op omzet en brutowinst indien mogelijk.
5. Ga na of meer verkochte stuks een lagere marge compenseerden.
6. Bespreek de resultaten met Verkoop en Marketing.

AI-copiloot: AI kan verkoopgegevens vóór, tijdens en na een promotie vergelijken.

Prompt: Je bent financieel analist. Analyseer uitsluitend de aangeleverde promotiegegevens. Vergelijk aantallen, omzet en brutowinst voor zover de nodige gegevens beschikbaar zijn. Bereken absolute en procentuele verschillen. Benoem welke producten het grootste financiële effect hadden en welke informatie ontbreekt. Trek geen conclusies over oorzaken die niet uit de data blijken.

Let op: Een hogere omzet betekent niet automatisch een hogere winst.

Beste boekhouders

Bundel maandelijks de belangrijkste financiële informatie in één overzicht.

1. Controleer of de boekhouding voldoende bijgewerkt is.
2. Verzamel kerncijfers over omzet, kosten en resultaat.
3. Neem banksaldo en relevante openstaande klanten- en leveranciersposten op.
4. Vergelijk met budget en/of vorige periode indien beschikbaar.
5. Selecteer opvallende evoluties en aandachtspunten.
6. Maak een kort rapport met tabellen en grafieken waar nuttig.
7. Bespreek het rapport met het management.

AI-copiloot: AI kan financiële overzichten combineren en een eerste managementsamenvatting formuleren.

Prompt: Je bent controller. Ik upload de beschikbare financiële gegevens voor maand . Maak uitsluitend op basis van deze bestanden een professioneel maandrapport met, waar beschikbaar: kerncijfers; cashpositie; openstaande klantenfacturen; openstaande leveranciersfacturen; vergelijking met budget en/of vorige periode; belangrijkste evoluties; aandachtspunten. Benoem ontbrekende informatie en verzin geen bedragen, oorzaken of prognoses. Sluit af met maximaal 5 managementpunten.

Let op: Controleer alle cijfers aan de hand van de oorspronkelijke boekhouding vóór je het rapport deelt.