Boekhouding
Beginsaldo nieuw virtueel bedrijf
Aangezien wij een nieuw bedrijf zijn in het netwerk, is onze beginbalans leeg. Wij stellen daarom als starter een financieel plan op om zo een startkapitaal te ontvangen. Vul het rekenblad zo nauwkeurig en realistisch mogelijk in, vraag de trainer om te reviseren en verstuur de gecontroleerde versie naar cofeba@cofep.be. Zodra het startbedrag op de rekening staat, voer je dit in het ERP-pakket / het boekhoudpakket in.
Deadlines in de Google Agenda opnemen
Om boetes te vermijden is het belangrijk dat je de indieningstermijnen respecteert en de betalingen tijdig uitvoert. Maak hiervoor herinneringen aan in de Google Agenda.
Elektronisch klassement aanmaken
Maak een elektronisch klassement aan zodat je snel een boekhoudkundig document kan terugvinden en deze kan voorleggen als bewijsstuk bij geschillen.
Periodieke facturen boeken en betalen
Water, elektriciteit, gas, telefoon en internet zijn nutsvoorzieningen. Verzamel de facturen in de aangemaakte Google Drive-map en boek de kosten in het ERP-pakket / het boekhoudpakket. Vergeet bovendien niet de facturen te betalen via de Basic Bank.
Aan- en verkoopfacturen boeken
Door elke week de aan- en verkoopfacturen te verwerken breng je de geldstroom goed in kaart. Controleer eerst de facturen en boek ze vervolgens in het ERP-pakket / het boekhoudpakket in. Zorg ervoor dat de facturen altijd raadpleegbaar zijn.
Leveranciers betalen
We willen een goede relatie onderhouden met onze leveranciers, het is daarom belangrijk dat we ze tijdig betalen. We willen ook mikken op leverancierskorting die sommigen aanbieden in ruil voor versnelde betaling. Betaal in dit geval onmiddellijk deze facturen in de Basic Bank en vergeet de bankopdrachten niet vrij te geven.
Betalingen opvolgen
Door de CODA-bestanden in te lezen of manueel de bankafschriften in te voeren in het ERP-pakket / het boekhoudpakket bewaak je de financiële situatie van het virtueel bedrijf. Je kan onmiddellijk optreden in het geval van openstaande facturen. Bij geen reactie op de aanmaningen stel je een klachtendossier op.
Btw-aangifte indienen
Als virtueel bedrijf zijn wij iedere maand / ieder kwartaal btw-plichtig. Gebruik het ERP-pakket / het boekhoudpakket om online de btw-aangifte in te vullen of vraag aan een boekhoudkantoor in het netwerk om het namens jou uit te voeren. Let erop dat ook een nihilaangifte ingediend moet worden. Indien er een bedrag verschuldigd is, stort je dit bedrag op de rekening van COFEFISC.
Klantenlisting indienen
Als btw-plichtige moeten we elk jaar de klantenlisting tijdig indienen. Download het Excel-formulier, vul in en upload het formulier of neem een boekhoudkantoor in het netwerk onder de arm. Doe de upload vóór 31 maart.
Vennootschapsbelasting indienen
Op de winst die we maken moeten we belastingen betalen. Je dient de elektronische aangifte ten laatste 7 maanden na het afsluiten van het boekjaar in en schrijft het verschuldigde bedrag over aan COFEFISC. Schakel een virtueel boekhoudkantoor in als je niet weet hoe je de vennootschapsbelasting moet berekenen.
Loonkosten
Tevreden personeel is voor elk bedrijf van vitaal belang. Regel daarom dat de personeelsleden tijdig en correct hun loon ontvangen. Maandelijks verstuurt COFESOC per mail loonfiches voor deze werknemers. Wat er hiermee moet gebeuren lees je hieronder.
1\ Stort het nettoloon op de personeelsrekening van het virtueel bedrijf of op de persoonlijke rekening van de trainees.
2\ Schrijf de RSZ-bijdragen over naar het rekeningnummer BE19 8691 0008 7112.
3\ Schrijf de bedrijfsvoorheffing over naar het rekeningnummer BE30 8691 0008 7011.
4\ Betaal aan COFESOC de factuur voor de dienstverlening.
Boekjaar afsluiten, nieuw boekjaar starten en neerleggen jaarrekening
Een jaarafsluiting doe je als een boekjaar is afgerond. Zorg dus dat alles ingeboekt is alvorens je aan een nieuw boekjaar begint. Uiterlijk zeven maanden na de datum van afsluiting moet je de jaarrekening elektronisch neerleggen. Maak onze jaarrekening zelf op (met het ERP-pakket / het boekhoudpakket) of besteed deze uit aan een boekhoudkantoor in het netwerk. Weetje over de jaarrekening: een jaarrekening bevat nuttige informatie over de financiële gezondheid van een bedrijf en is handig als je bijvoorbeeld twijfelt aan de solvabiliteit van een klant.
Aankoop-, verkoop-, klanten- en leveranciershistoriek
Raadpleeg het ERP-pakket / het boekhoudpakket om in Excel grafieken op te stellen van de aankopen, verkopen, klanten en leveranciers. Bespreek deze grafieken met de verkoop- en marketingafdeling om nieuwe strategieën te bedenken voor het bedrijf en daaruit betere resultaten te bereiken.