Achats
Achat de marchandises (base)
Réapprovisionner le stock dans l’ERP
Chers acheteurs
L’une de tes tâches de base consiste à veiller à ce que le stock reste à niveau. Vérifie régulièrement dans Odoo si le stock doit être réapprovisionné.
Consulte la vidéo Odoo : 4 Achats / Magasin – Réapprovisionner le stock sur notre page Odoo.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à déterminer le stock minimum et le stock maximum.
Conseil Odoo :
Via Ventes > Rapports > Produits, tu peux générer un tableau croisé dynamique reprenant les marchandises vendues. Utilise-le comme base pour le prompt ci-dessous.
Prompt :
Tu es un planificateur de stock expérimenté. Je téléverse une feuille de calcul contenant mes données de vente. Analyse les données et propose, pour chaque produit, un stock minimum et un stock maximum. Tiens compte :
– des chiffres de vente historiques ;
– des éventuelles fluctuations de la demande ;
– d’une marge de sécurité suffisante pour éviter les ruptures de stock ;
– de la nécessité d’éviter un surstock inutile.
Présente le résultat dans un tableau avec les colonnes suivantes :
| Produit | Stock minimum proposé | Stock maximum proposé | Stock de sécurité | Justification |
Explique brièvement, pour chaque produit, pourquoi tu recommandes ces valeurs.
Important : formule des propositions réalistes sur la base des données disponibles et mentionne les éventuelles hypothèses que tu poses.
Attention :
Vérifie toujours si les niveaux de stock proposés sont cohérents. L’IA formule une suggestion sur la base des données disponibles, mais la décision finale reste de ta responsabilité.
Réapprovisionner le stock pour les foires
Chers acheteurs
Les foires (régionales) approchent. Tu souhaites pouvoir livrer immédiatement tes clients. Il est donc important de réapprovisionner le stock auprès d’un fournisseur capable de livrer rapidement.
Consulte les informations sur Crecor et la Place du Marché.
Détermine quels articles sont concernés par les actions ou promotions prévues pendant la foire. Décide ensuite auprès de quel(s) fournisseur(s) tu passeras la ou les commandes.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à estimer la quantité de stock supplémentaire à prévoir.
Conseil Odoo :
Via Ventes > Rapports > Produits, tu peux générer différents tableaux croisés dynamiques contenant des données de vente. Utilise-les comme base pour le prompt ci-dessous.
Prompt :
Tu es un responsable des achats et un planificateur de stock expérimenté. Mon entreprise virtuelle participera bientôt à une foire. Je téléverse une feuille de calcul contenant nos données de vente et notre stock actuel. Analyse les données et indique, pour chaque produit :
– la quantité de stock supplémentaire à prévoir pour la foire ;
– les produits qu’il vaut mieux ne pas acheter en quantité supplémentaire.
Tiens compte :
– des chiffres de vente historiques ;
– du stock actuel ;
– des promotions ou remises prévues ;
– de la demande supplémentaire attendue pendant la foire ;
– du risque de rupture de stock ;
– de la nécessité d’éviter un surstock inutile après la foire.
Présente le résultat dans un tableau avec les colonnes suivantes :
| Produit | Stock actuel | Demande prévue pendant la foire | Stock supplémentaire recommandé | Priorité | Justification |
Formule des propositions réalistes sur la base des données disponibles et mentionne les éventuelles hypothèses que tu poses.
Attention :
Vérifie toujours si les quantités proposées sont réalistes. L’IA ne tient pas compte de toutes les circonstances propres à ton entreprise virtuelle. La décision finale reste de ta responsabilité en tant qu’acheteur.
Suivre les confirmations de commande
Chers acheteurs
Dans la boîte mail de l’entreprise virtuelle, tu trouveras plusieurs nouvelles confirmations de commande. Voici ce que tu dois faire :
– traiter les confirmations de commande dans Odoo ;
– consulter la vidéo Odoo : 6 Achats – Réception de la confirmation de commande sur notre page Odoo ;
– classer les documents dans le classement électronique ;
– renvoyer au fournisseur la confirmation de commande signée par e-mail.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à :
– effectuer un contrôle supplémentaire d’une confirmation de commande afin de détecter les erreurs, écarts et données manquantes ;
– relire et améliorer l’e-mail destiné au fournisseur.
Attention :
L’IA peut aider à contrôler des documents, mais ne remplace pas un contrôle approfondi. Compare toujours la confirmation de commande avec la commande initiale avant de l’approuver et de la traiter dans l’ERP.
Suivre les commandes en attente
Chers acheteurs
Via Odoo, tu peux générer une liste des commandes en attente. Pour ces commandes, nous attendons encore une confirmation de commande et/ou la livraison des marchandises.
Effectue les actions suivantes :
– consulte d’abord le dossier afin de prendre connaissance des échanges antérieurs avec le fournisseur ;
– contrôle également les nouveaux messages dans Gmail ;
– pour les commandes en attente, demande une confirmation de commande dans les meilleurs délais ;
– pour les commandes confirmées, insiste sur une livraison rapide des marchandises ;
– mets à jour le dossier et Odoo après chaque contact.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à rédiger des e-mails de suivi professionnels et à définir les priorités parmi les fournisseurs à contacter.
Prompt :
Tu es un collaborateur expérimenté du service achats. Je téléverse un aperçu actuel des commandes en attente et/ou confirmées. Rédige un e-mail de suivi professionnel pour chaque fournisseur.
Pour les commandes en attente :
– demande poliment mais clairement une confirmation de commande ;
– demande qu’elle nous soit envoyée au plus tard à la fin de la semaine.
Pour les commandes confirmées :
– fais référence à la confirmation de commande reçue et, si elle est disponible, à la date de livraison prévue ;
– souligne l’importance d’une livraison rapide.
Utilise un ton professionnel et courtois.
Attention :
L’IA peut t’aider à analyser les dossiers et à rédiger des e-mails, mais vérifie toujours le statut de la commande dans l’ERP et les échanges les plus récents dans Gmail avant de contacter un fournisseur.
Conseil Odoo (après la réponse du fournisseur !) :
Consulte la vidéo Odoo : 6 Achats – Réception de la confirmation de commande sur notre page Odoo.
Consulte la vidéo Odoo : 7 Achats / Magasin – Réception du bon de livraison sur notre page Odoo.
Traiter les bons de livraison
Chers acheteurs / collaborateurs du magasin
Dans la boîte mail de l’entreprise virtuelle, tu trouveras plusieurs nouveaux bons de livraison. Voici ce que tu dois faire :
– traiter les bons de livraison dans Odoo ;
– consulter la vidéo Odoo : 7 Achats / Magasin – Réception du bon de livraison sur notre page Odoo ;
– classer les documents dans le classement électronique.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à effectuer un contrôle supplémentaire d’un bon de livraison afin de détecter les erreurs, écarts et données manquantes.
Attention :
L’IA peut aider à contrôler des documents, mais ne remplace pas un contrôle approfondi. Compare toujours le bon de livraison avec la commande initiale et la confirmation de commande avant de le traiter dans l’ERP.
Suivre les livraisons en retard
Chers acheteurs / magasiniers
Dans l’aperçu du stock dans Odoo, tu peux voir quelles livraisons sont encore attendues. Pour les livraisons en retard, effectue les actions suivantes :
– consulte le dossier afin de prendre connaissance des échanges antérieurs avec le fournisseur ;
– contrôle également les nouveaux messages dans Gmail ;
– demande par téléphone ou par e-mail quand la livraison est prévue et, si nécessaire, demande le bon de livraison ;
– mets à jour le dossier et Odoo après chaque contact.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à rédiger des e-mails de suivi professionnels et à définir les priorités parmi les fournisseurs à contacter.
Prompt :
Tu es un collaborateur expérimenté du service achats. Je téléverse un aperçu actuel des commandes dont la date de livraison prévue est dépassée. Rédige un e-mail de suivi professionnel pour chaque fournisseur.
– fais référence à la commande et, si elle est disponible, à la date de livraison prévue ;
– demande une nouvelle date de livraison claire ;
– souligne l’importance d’une livraison rapide.
Utilise un ton professionnel et courtois.
Attention :
L’IA peut t’aider à analyser les dossiers et à rédiger des e-mails, mais vérifie toujours le statut de la commande dans l’ERP et les échanges les plus récents dans Gmail avant de contacter un fournisseur.
Conseil Odoo (après la réponse du fournisseur !) :
Consulte la vidéo Odoo : 7 Achats / Magasin – Réception du bon de livraison sur notre page Odoo.
Traiter les factures d’achat
Chers acheteurs
Dans Gmail, tu trouveras plusieurs factures d’achat de fournisseurs. Voici ce que tu dois faire :
– contrôler les factures ;
– traiter les factures dans Odoo ;
– consulter la vidéo Odoo : 8 Achats / Comptabilité – Réception de la facture sur notre page Odoo ;
– transmettre les factures à la comptabilité ;
– classer les factures dans le classement électronique.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à contrôler les factures d’achat afin de détecter les erreurs, les données manquantes et les écarts par rapport à la commande ou à la livraison.
Prompt :
Tu es un collaborateur expérimenté du service achats. Je téléverse une facture d’achat d’un fournisseur. Analyse le document et vérifie si toutes les données sont correctes et complètes.
Contrôle notamment :
– le numéro de facture ;
– la date de facture ;
– le fournisseur ;
– les données du client ;
– le numéro et la description de l’article ;
– les quantités ;
– les prix ;
– les remises ;
– les taux de TVA ;
– les montants totaux ;
– les conditions de paiement.
Vérifie également s’il existe des écarts éventuels par rapport à une commande, une confirmation de commande ou un bon de livraison.
Attention :
L’IA peut aider à contrôler les documents, mais ne remplace pas le contrôle humain. Vérifie toujours si la facture correspond à la commande, à la confirmation de commande et au bon de livraison avant de la traiter dans l’ERP ou de la transmettre à la comptabilité.
Achat de marchandises (avancé)
Plusieurs fournisseurs pour un article
Chers acheteurs
Afin de limiter les risques et d’obtenir les meilleures conditions, il est important de disposer de plusieurs fournisseurs pour chaque article.
Effectue les étapes suivantes :
– répartis les articles entre les membres de l’équipe ;
– recherche les articles dans Odoo et vérifie quels fournisseurs y sont actuellement associés ;
– vérifie si les coordonnées, les prix et les conditions sont toujours à jour ;
– si nécessaire, recherche des fournisseurs supplémentaires via l’Annuaire des entreprises ;
– contacte les fournisseurs potentiels et négocie les prix, quantités, délais de livraison, conditions de paiement et éventuelles remises.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à comparer les fournisseurs, à préparer les points de négociation et à rédiger des demandes de prix professionnelles.
Prompt :
Tu es un responsable des achats expérimenté. Je te fournis des informations sur un article et un ou plusieurs fournisseurs potentiels. Analyse les données et compare objectivement les fournisseurs.
Tiens compte :
– du prix d’achat ;
– des remises éventuelles ;
– des quantités minimales de commande ;
– des délais de livraison ;
– des conditions de paiement ;
– des éventuels frais de transport ou administratifs.
Présente le résultat dans un tableau avec les colonnes suivantes :
| Fournisseur | Prix | Délai de livraison | Quantité minimale | Conditions de paiement | Points forts | Points faibles |
Indique ensuite :
– les principaux points de négociation par fournisseur ;
– les questions que je peux poser pendant la négociation ;
– les éléments auxquels je dois être particulièrement attentif avant de choisir un fournisseur.
Si je ne dispose que d’un seul fournisseur, indique les conditions que je pourrais essayer de négocier.
Attention :
L’IA peut comparer les fournisseurs sur la base des informations disponibles, mais elle ne connaît pas toutes les circonstances. Vérifie toujours toi-même la fiabilité du fournisseur et les accords conclus avant de l’ajouter à l’ERP ou de passer une commande.
Demande de prix pour des marchandises
Chers acheteurs
Nous souhaitons élargir notre assortiment avec
Effectue les étapes suivantes :
– recherche via l’Annuaire des entreprises au moins 3 entreprises virtuelles qui proposent ces produits ;
– demande des informations sur les prix, remises, délais de livraison et conditions ;
– compare les offres et les informations reçues ;
– formule une proposition de commande test à ton responsable.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à structurer la comparaison des fournisseurs, à préparer une demande de prix et à analyser objectivement les offres reçues.
Prompt :
Tu es un responsable des achats expérimenté. Nous souhaitons élargir notre assortiment avec le produit ou la gamme de produits suivant(e) :
– du prix d’achat ;
– des remises éventuelles ;
– du délai de livraison ;
– de la quantité minimale de commande ;
– des conditions de paiement ;
– de l’assortiment ;
– des éventuels avantages ou risques supplémentaires.
Présente le résultat dans un tableau avec les colonnes suivantes :
| Fournisseur | Niveau de prix | Délai de livraison | Conditions | Points forts | Points faibles |
Indique ensuite :
– une proposition de commande test ;
– les raisons pour lesquelles chaque fournisseur peut être intéressant ;
– les éventuels points d’attention ou risques ;
– une proposition de quantité pour la commande test.
Attention :
L’IA peut comparer les fournisseurs et les offres sur la base des informations disponibles. Vérifie toujours toi-même les prix, conditions et délais de livraison reçus avant de sélectionner un fournisseur ou de passer une commande test.
Commande test de marchandises
Chers acheteurs
Sur la base des offres reçues, nous souhaitons tester un nouveau fournisseur. Effectue les étapes suivantes :
– passe une commande test de
– informe le fournisseur que d’autres commandes pourront suivre si la collaboration est concluante ;
– assure un suivi actif de la commande ;
– après réception, évalue la collaboration et rapporte tes constatations au responsable.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à structurer l’évaluation du fournisseur après la commande test.
Prompt :
Tu es un responsable des achats expérimenté. Nous avons décidé de passer une commande test auprès d’un nouveau fournisseur :
Fournisseur :
Produit :
Offre reçue :
Je te transmets également les informations relatives au suivi de la commande. Analyse :
– la rapidité de réponse ;
– la qualité de la communication ;
– le respect des accords ;
– le délai de livraison ;
– la qualité des marchandises livrées ;
– la satisfaction générale.
Établis ensuite un rapport d’évaluation avec le tableau suivant :
| Critère d’évaluation | Score (/10) | Remarque |
Indique ensuite :
– les points forts du fournisseur ;
– les points d’amélioration ;
– une conclusion générale basée sur les informations fournies.
Attention :
L’IA peut t’aider à structurer l’évaluation, mais celle-ci doit être basée sur tes propres expériences et sur les prestations réellement fournies. Vérifie toujours toi-même si les accords conclus ont été respectés.
Jeux de rôle IA pour les acheteurs
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à préparer et à exercer un entretien téléphonique avant de contacter le fournisseur.
Exemple de prompt :
Tu es un fournisseur de notre entreprise. Je souhaite discuter d’une réclamation par téléphone. La situation est la suivante :
– vous avez déjà livré à deux reprises des marchandises dont l’emballage était endommagé ;
– les marchandises elles-mêmes n’étaient pas endommagées ;
– notre magasinier trouve votre chauffeur particulièrement peu aimable ;
– nous souhaitons maintenir la collaboration et chercher ensemble une solution.
Joue le rôle du fournisseur. Mène avec moi un entretien téléphonique réaliste. Laisse-moi diriger la conversation et réagis comme le ferait un véritable fournisseur.
Défends ton point de vue si nécessaire. Pose des questions. Donne des explications. Réagis de manière professionnelle. Rends la conversation réaliste et pas trop facile.
N’évalue qu’une fois que j’ai terminé la conversation. Donne ensuite un feedback sur :
– mon professionnalisme ;
– mon style de communication ;
– mon argumentation ;
– ma capacité d’écoute ;
– mon orientation vers les solutions.
Attribue une note sur 10 et donne au moins 3 pistes d’amélioration concrètes.
Autres jeux de rôle :
– négocier les prix ;
– discuter des délais de livraison ;
– traiter les réclamations ;
– suivre les livraisons en retard ;
– demander des remises ;
– contacter de nouveaux fournisseurs ;
– suivre les confirmations de commande en attente.
Prompt IA de base :
Joue le rôle de
Analyse & reporting
Analyser le surstock
Chers acheteurs
Un stock trop important immobilise inutilement de l’espace et des moyens. Analyse donc régulièrement quels produits ont éventuellement été achetés en trop grande quantité.
Analyse :
– les produits dont le stock est particulièrement élevé par rapport aux ventes ;
– les produits qui se vendent peu ou ne se vendent plus ;
– les causes possibles du surstock ;
– les actions qui peuvent ramener le stock à un niveau sain.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à combiner les données de stock et de vente afin d’identifier les produits qui présentent éventuellement un surstock.
Conseil Odoo :
Exporte les données pertinentes de stock et de vente depuis Odoo vers une feuille de calcul et utilise-les comme base pour ton analyse.
Prompt :
Tu es un analyste de stock expérimenté. Je téléverse une feuille de calcul contenant nos données de stock et de vente. Analyse quels produits présentent éventuellement un surstock. Compare pour cela le stock actuel avec les ventes historiques et la vitesse de vente.
Indique, pour chaque produit :
– le stock actuel ;
– les ventes moyennes ;
– la durée estimée du stock actuel ;
– si les données disponibles indiquent un surstock ;
– la cause possible ;
– l’action que tu recommandes.
Fais clairement la distinction entre les faits issus des données et les causes possibles que tu déduis toi-même. Ne tire aucune conclusion lorsque les données sont insuffisantes.
Présente le résultat dans un tableau avec les colonnes suivantes :
| Produit | Stock actuel | Ventes moyennes | Durée estimée du stock | Surstock ? | Cause possible | Action recommandée |
Termine par les produits qui doivent être suivis en priorité selon ton analyse et explique pourquoi.
Attention :
Un stock élevé n’est pas automatiquement un surstock. Tiens notamment compte des ventes attendues, des actions ou foires planifiées et des influences saisonnières. L’IA analyse les données disponibles, mais ne décide pas à ta place.
Établir un aperçu des achats
Chers acheteurs
Une bonne politique d’achat commence par une bonne compréhension de ce qui est acheté. Établis un aperçu des achats de ce mois-ci / du trimestre écoulé et analyse les principaux chiffres et évolutions.
Analyse notamment :
– ce qui a été acheté ;
– le montant total des achats ;
– les fournisseurs concernés ;
– les produits ou groupes de produits qui représentent les achats les plus importants ;
– les évolutions ou écarts marquants.
Copilote IA :
L’IA peut rapidement résumer et comparer de grandes quantités de données d’achat et les transformer en un aperçu de gestion clair.
Conseil Odoo :
Exporte depuis Odoo les données d’achat de la période que tu souhaites analyser vers une feuille de calcul. Utilise cet export comme base pour le prompt ci-dessous.
Prompt :
Tu es un analyste des achats expérimenté. Je téléverse une feuille de calcul contenant nos données d’achat pour
Présente au minimum les informations suivantes :
– le montant total des achats ;
– le nombre de commandes ;
– les principaux produits ou groupes de produits achetés ;
– les principaux fournisseurs ;
– la valeur moyenne par commande ;
– les achats particulièrement importants ou faibles ;
– les éventuelles évolutions ou tendances visibles dans les données.
Utilise uniquement les informations qui peuvent être déduites du fichier. Indique clairement lorsque certaines informations ne sont pas disponibles. Présente d’abord les principaux chiffres dans un tableau clair. Donne ensuite un bref résumé de gestion avec les principales constatations et les points d’attention pour le service achats.
Attention :
Vérifie toujours l’analyse à l’aide des données dans Odoo. L’IA peut signaler des tendances et des écarts, mais un chiffre inhabituel ne signifie pas automatiquement qu’il y a une erreur.
Analyse & reporting (collaboration interne)
Concertation avec les ventes/le marketing
Chers acheteurs
Une bonne planification des achats ne repose pas uniquement sur les chiffres de vente historiques. Le service des ventes sait quelles actions sont planifiées, quels produits seront davantage promus et pour quels produits une hausse ou une baisse de la demande est attendue.
Concerte-toi donc régulièrement avec le service des ventes et identifie :
– les produits qui devraient davantage se vendre au cours de la période à venir ;
– les actions, promotions, campagnes ou foires prévues ;
– les produits pour lesquels une hausse ou une baisse de la demande est attendue ;
– l’impact que cela peut avoir sur le stock nécessaire ;
– les produits que le service achats doit suivre en priorité.
Copilote IA :
L’IA peut combiner les prévisions du service des ventes avec les données historiques de vente et de stock afin d’identifier les points d’attention pour les achats.
Conseil Odoo :
Exporte les données pertinentes de vente et de stock depuis Odoo vers une feuille de calcul. Complète-les avec les prévisions et les actions planifiées par le service des ventes.
Prompt :
Tu es un analyste expérimenté des achats et des ventes.
Je te fournis :
– une feuille de calcul contenant les données historiques de vente et de stock ;
– des informations de notre service des ventes concernant les ventes attendues, les actions, promotions, campagnes et/ou foires planifiées.
Combine ces deux sources d’information et analyse l’impact que les prévisions de vente peuvent avoir sur notre stock.
Indique, pour chaque produit pertinent :
– ce que montrent les ventes historiques ;
– les ventes attendues pour la période à venir ;
– si une hausse, une baisse ou une demande stable est attendue ;
– l’impact que cela peut avoir sur le stock ;
– l’action ou le suivi que tu recommandes au service achats.
Présente le résultat dans un tableau avec les colonnes suivantes :
| Produit | Ventes historiques | Prévisions de vente | Évolution attendue | Impact sur le stock | Action pour les achats |
Fais clairement la distinction entre les données issues d’Odoo, les prévisions du service des ventes et ton analyse. Termine par les principaux points d’attention que les services achats et ventes doivent aborder lors de leur prochaine concertation.
Attention :
Une prévision de vente n’est pas une certitude. Utilise l’IA pour combiner les informations et rendre les risques visibles, mais coordonne toujours les décisions d’achat importantes avec le service des ventes et vérifie la situation actuelle dans Odoo.
Achat de consommables
Commander des consommables
Chers acheteurs
Pour la nouvelle machine à café, nous souhaitons acheter des grains de café. Nous voulons également prévoir un assortiment de thés pour les amateurs de thé.
Recherche les produits et fournisseurs intéressants. Je souhaite recevoir :
– une comparaison des prix accompagnée de quelques arguments ;
– une proposition des produits que tu souhaites acheter.
Après approbation, passe la commande.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à définir au préalable de bons critères d’achat et à comparer objectivement les propositions reçues.
Prompt :
Tu es un acheteur expérimenté. Nous souhaitons acheter des grains de café et un assortiment de thés pour notre entreprise. Aide-moi d’abord à déterminer les critères à prendre en compte lors du choix des produits et des fournisseurs. Pose-moi les questions nécessaires concernant, par exemple, le nombre de collaborateurs, la consommation, le budget, la qualité souhaitée, l’assortiment et les autres préférences. Établis ensuite une liste de critères d’achat que je pourrai utiliser dans ma recherche de fournisseurs.
Lorsque je te transmettrai ensuite des prix, des informations sur les produits ou des offres de différents fournisseurs, compare-les sur la base des critères convenus. Présente la comparaison dans un tableau clair et indique les points forts et les points faibles de chaque proposition. Utilise uniquement les informations que je te fournis et signale les données manquantes.
Attention :
Ne laisse pas l’IA décider où tu achètes. Vérifie toi-même les prix et les conditions et motive ta proposition auprès de ton responsable.
Commander le catering hebdomadaire
Chers acheteurs
L’entreprise
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à planifier la commande hebdomadaire, à calculer les quantités et à respecter le budget disponible.
Prompt :
Tu es responsable du catering hebdomadaire de notre entreprise. Je te fournis :
– le nombre de personnes ;
– le budget disponible ;
– l’assortiment et les prix de notre fournisseur ;
– les éventuelles préférences, allergies ou exigences alimentaires ;
– des informations sur les commandes précédentes, si elles sont disponibles.
Propose une commande hebdomadaire sur cette base. Calcule les quantités nécessaires et le coût total. Veille à une variété suffisante, tiens compte des préférences indiquées et essaie de limiter le gaspillage alimentaire.
Présente le résultat dans un tableau avec les colonnes suivantes :
| Produit | Quantité | Prix unitaire | Prix total | Justification |
Indique clairement les hypothèses que tu poses.
Attention :
Vérifie toujours toi-même les quantités, les prix, les exigences alimentaires et la disponibilité avant de transmettre la commande.
Commander du matériel promotionnel pour les foires
Chers acheteurs
Pendant la foire, nous souhaitons faire plaisir à nos clients avec un cadeau promotionnel. Recherche des idées et des fournisseurs qui correspondent à notre groupe cible, à l’identité de notre entreprise et à notre budget. Présente ta proposition à ton responsable et passe la commande après approbation.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à trouver des idées originales et à structurer les critères à prendre en compte avant de contacter les fournisseurs.
Prompt :
Tu es un acheteur expérimenté et spécialiste du marketing événementiel. Nous recherchons un cadeau promotionnel pour une foire.
Pose-moi d’abord les questions nécessaires concernant :
– notre entreprise et notre groupe cible ;
– le nombre de cadeaux souhaité ;
– le budget total ou le budget par cadeau ;
– le style ou l’image souhaitée ;
– les éventuelles exigences pratiques ou durables.
Propose ensuite 3 idées de cadeaux promotionnels. Présente-les dans un tableau avec les colonnes suivantes :
| Idée | Pourquoi est-elle adaptée ? | Prix indicatif | Avantages | Inconvénients |
Indique clairement lorsque les prix sont des estimations. Termine par une liste des informations que nous devons demander aux fournisseurs avant de passer commande.
Attention :
Utilise les propositions de l’IA comme source d’inspiration. Vérifie toi-même les prix, la disponibilité, les délais de livraison et les conditions auprès du fournisseur.
Commander le cadeau de Saint-Nicolas pour le personnel
Chers acheteurs
Recherche des fournisseurs pour le cadeau de Saint-Nicolas que nous souhaitons offrir à nos collaborateurs. Demande les prix et présente une proposition après concertation. Pense également à l’emballage, à la présentation et éventuellement à quelques friandises supplémentaires.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à élaborer plusieurs concepts de cadeaux dans un budget déterminé avant de contacter les fournisseurs.
Prompt :
Tu es responsable de l’achat d’un cadeau de Saint-Nicolas pour nos collaborateurs. Pose-moi d’abord les questions nécessaires pour établir un bon briefing. Pense notamment :
– au nombre de collaborateurs ;
– au budget par personne ou au budget total ;
– au type de cadeau ;
– au style souhaité ;
– à l’emballage ;
– aux éventuels extras ;
– aux exigences spécifiques.
Élabore ensuite 3 concepts de cadeaux : une option simple, une option plus élaborée et une alternative originale. Indique, pour chaque concept, les produits nécessaires et le budget approximatif par collaborateur. Termine par une checklist des informations à demander aux fournisseurs potentiels.
Attention :
Utilise les propositions de l’IA comme source d’inspiration. Vérifie toi-même l’assortiment, les prix, la disponibilité et les conditions de livraison auprès du fournisseur.
Commander pour la fête de Noël / de fin d’année du personnel
Chers acheteurs
Recherche des fournisseurs pour les cadeaux ou cadeaux promotionnels que nous souhaitons offrir au personnel lors de la fête de Noël ou de fin d’année. Demande les prix et présente une proposition après comparaison. Pense également à l’emballage et à la présentation.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à élaborer plusieurs concepts et à comparer les propositions reçues dans le cadre du budget total.
Prompt :
Tu es un acheteur expérimenté. Nous souhaitons prévoir un cadeau pour nos collaborateurs à l’occasion de notre fête de Noël / de fin d’année. Voici notre briefing :
Nombre de collaborateurs : <...>
Budget : € <...>
Type de cadeau souhaité : <...>
Style souhaité : <...>
Exigences éventuelles : <...>
Propose différentes possibilités correspondant à notre briefing. Lorsque je téléverserai ensuite des offres ou des informations tarifaires de fournisseurs, compare les propositions sur la base :
– du coût total ;
– du prix par collaborateur ;
– du contenu ;
– de la qualité ;
– de l’emballage / la présentation ;
– du délai de livraison ;
– des conditions.
Présente les résultats dans un tableau et signale les informations manquantes. Aide-moi ensuite à formuler les avantages et les inconvénients des différentes options afin que je puisse moi-même présenter une proposition à mon responsable.
Attention :
L’IA t’aide à comparer, mais ne choisit pas à ta place. Vérifie les offres et fais toi-même l’évaluation finale.
Organiser et commander un teambuilding
Chers acheteurs
Afin de renforcer l’esprit d’équipe, nous organisons un teambuilding.
– recherche dans le réseau des idées pour un teambuilding ;
– élabore plusieurs propositions avec la date, la ou les activités, le ou les lieux, le budget, les repas et les éventuels moments libres ;
– demande à tous les membres de l’équipe d’exprimer leur préférence ;
– la proposition qui obtient le plus de voix est retenue ;
– effectue ensuite les commandes et/ou réservations nécessaires et assure leur suivi.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à établir un bon briefing, à structurer différentes propositions et à comparer les offres reçues.
Prompt :
Tu es un organisateur d’événements et acheteur. Nous organisons un teambuilding pour
Aide-moi d’abord à établir une checklist de tous les éléments à prendre en compte lors de la recherche d’activités et de fournisseurs adaptés. Je rassemblerai ensuite moi-même différentes propositions et je te les transmettrai.
Compare ensuite ces propositions sur la base :
– de l’activité ;
– du lieu ;
– du coût total ;
– du coût par personne ;
– des services inclus ;
– des repas ;
– de l’accessibilité ;
– des horaires disponibles ;
– des conditions de réservation et d’annulation ;
– des points forts et des points faibles.
Présente la comparaison objectivement dans un tableau afin que l’équipe puisse faire elle-même son choix.
Attention :
Vérifie toujours directement auprès du prestataire les prix, la disponibilité et les conditions de réservation avant de réserver.
Planifier un lunch sandwiches
Chers acheteurs
Nous organisons un lunch sandwiches. Recherche dans l’Annuaire des entreprises des fournisseurs belges de sandwiches. Veille à ce qu’il y ait suffisamment de choix pour tout le monde, tiens compte des éventuelles préférences alimentaires ou allergies et respecte le budget disponible.
Copilote IA :
L’IA peut t’aider à composer une commande efficace sur la base du nombre de participants, de leurs préférences et de l’assortiment disponible.
Prompt :
Tu es responsable de l’organisation d’un lunch sandwiches. Je te fournis :
– le nombre de participants ;
– leurs choix et exigences alimentaires ;
– l’assortiment et les prix actuels de différents fournisseurs ;
– notre budget total.
Compose une commande suffisante pour le groupe sans créer inutilement trop de surplus. Tiens compte des exigences végétariennes, véganes, liées aux allergies ou autres exigences alimentaires indiquées.
Présente le résultat dans un tableau avec les colonnes suivantes :
| Produit | Quantité | Pour qui / pourquoi | Prix | Total |
Calcule le coût total et vérifie si nous restons dans le budget. Signale les éventuels problèmes ou informations manquantes avant de formuler une proposition définitive.
Attention :
Vérifie toujours toi-même les exigences alimentaires et les allergènes auprès des personnes concernées ainsi qu’auprès du fournisseur. Ne te fie jamais uniquement à l’IA pour les informations relatives aux allergènes.
Gestion des fournisseurs (général – sans IA)
Traiter les catalogues et promotions reçus par e-mail
Chers acheteurs
Nous avons reçu un nouveau catalogue et/ou de nouvelles promotions de
Voici ce que tu dois faire :
– enregistrer le nouveau catalogue dans le classement électronique et, le cas échéant, remplacer l’ancienne version ;
– vérifier si les articles que nous achetons auprès de ce fournisseur sont toujours disponibles ;
– contrôler, pour chaque article, le code article, la description, le prix, l’unité de conditionnement et les autres données pertinentes ;
– vérifier s’il existe de nouveaux articles ou promotions intéressants pour notre entreprise ;
– mettre à jour les données dans l’ERP si elles ne sont plus actuelles ;
– présenter les nouveaux articles ou promotions intéressants à ton responsable.
Veille à ce qu’après ton contrôle, le classement électronique ainsi que les données des fournisseurs et des articles dans l’ERP soient à jour.
Actualiser la gamme et les conditions des fournisseurs
Chers acheteurs
Nous voulons nous assurer que les informations relatives à nos fournisseurs sont toujours à jour. Vérifie donc les données de
Voici ce que tu dois faire :
– vérifier si nous disposons d’un catalogue récent, d’une liste de prix récente ou d’un lien vers la boutique en ligne ;
– si ce n’est pas le cas, contacter le fournisseur et demander les informations les plus récentes ;
– vérifier si les articles associés à ce fournisseur dans notre ERP sont toujours disponibles ;
– contrôler les prix actuels, les remises, les unités de conditionnement, les délais de livraison, les conditions de paiement et les autres conditions d’achat éventuelles ;
– vérifier si l’assortiment contient de nouveaux produits intéressants ;
– actualiser les données obsolètes dans l’ERP.
Signale à ton responsable les modifications importantes de prix ou de conditions ainsi que les nouveaux produits intéressants.
Rechercher un fournisseur alternatif
Chers acheteurs
Notre fournisseur
Voici ce que tu dois faire :
– rechercher dans l’Annuaire des entreprises au moins
– vérifier s’ils proposent l’article souhaité ou une alternative appropriée ;
– si les informations disponibles sont insuffisantes, les contacter et demander un catalogue actuel, une liste de prix ou un lien vers leur boutique en ligne ;
– rassembler des informations sur les prix, remises, quantités minimales de commande, délais de livraison, conditions de paiement et éventuels frais supplémentaires ;
– comparer les fournisseurs potentiels ;
– présenter à ton responsable une proposition motivée pour un nouveau fournisseur.
Ne passe une commande qu’après approbation de ta proposition.
Tâches supplémentaires (sans IA)
Contrôler le classement électronique
Chers acheteurs
Contrôle le classement électronique de ton service. Voici ce que tu dois faire :
– vérifier si tous les documents sont correctement classés ;
– vérifier si les dossiers sont complets et à jour ;
– supprimer les documents obsolètes ou superflus lorsque cela est autorisé ;
– compléter les dossiers incomplets ;
– veiller à ce que les documents soient faciles à retrouver.
Accorde une attention particulière à :
Veille à ce que le classement électronique soit complet et bien organisé après ton contrôle.
Convention de collaboration entre entreprises virtuelles
Chers acheteurs
Nous avons une convention de collaboration avec l’entreprise virtuelle
Voici ce que tu dois faire :
– relire la convention de collaboration et contrôler les accords conclus ;
– vérifier quelles commandes nous avons déjà passées dans le cadre de cette convention ;
– contrôler si nous respectons nos engagements pour la période en cours ;
– si nécessaire, passer une nouvelle commande auprès de
– assurer ensuite le suivi de la commande selon notre procédure d’achat habituelle.
Lors de ta commande, tiens compte de nos besoins actuels et ne commande pas d’articles uniquement pour atteindre le montant minimum convenu.
Prolongation de la convention de collaboration
Chers acheteurs
Notre convention de collaboration avec l’entreprise virtuelle
Voici nos points de départ pour la nouvelle convention :
Date de début :
Durée :
Achats réciproques :
Montant indicatif par commande :
Discute également au minimum des points suivants :
– l’organisation du transport et les éventuels frais de transport ;
– les frais administratifs et/ou d’emballage ;
– les conditions de paiement ;
– les éventuelles remises ou autres conditions commerciales ;
– les accords concernant les commandes et les livraisons.
Négocie, lorsque c’est possible, des conditions avantageuses pour les deux entreprises virtuelles. Tu es parvenu à un accord ? Demande alors que les accords conclus soient repris dans une nouvelle convention de collaboration. Vérifie soigneusement le contrat reçu avant de le soumettre à ton responsable pour signature.
Tâches supplémentaires
Contrôler les tâches avant la foire
Chers acheteurs
Nous participerons bientôt à
Voici ce que tu dois faire :
– passer en revue toutes les tâches du poster ;
– vérifier quelles tâches sont déjà entièrement terminées ;
– identifier les tâches qui doivent encore être réalisées ou suivies ;
– répartir les tâches restantes au sein de l’équipe et les terminer dans les délais ;
– vérifier si le stock nécessaire pour la foire est disponible ;
– signaler immédiatement à ton responsable les éventuels problèmes ou manques.
Veille à ce que toutes les tâches du service achats soient terminées avant le
Communiquer au Marketing le stock restant lors d’un retrait de l’assortiment
Chers acheteurs
Nous retirons
Voici ce que tu dois faire :
– contrôler dans l’ERP la quantité de stock encore disponible ;
– vérifier s’il existe encore des commandes en attente pour ces articles ;
– veiller à ce qu’aucun nouveau stock ne soit acheté ;
– transmettre au service marketing un aperçu des articles et quantités restants ;
– te concerter avec le Marketing sur la promotion, l’action ou la vente de stock à mettre en place pour écouler le stock restant ;
– suivre l’évolution du stock jusqu’à l’épuisement complet des articles.
Informe ton responsable lorsque le stock est entièrement écoulé ou lorsqu’il apparaît que des actions supplémentaires sont nécessaires.